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Verfasst von: Claudia Henrichs, Claudia Henrichs

Delegieren oder besser schnell selbst gemacht?

24.07.2018

Wenn ich früher in meiner Leitungsposition eine Aufgabe delegiert habe, hatte ich meistens den Eindruck, es wurde nicht richtig gemacht. Wenn ich den Job von Anfang an selbst gemacht hätte, wäre ich schneller gewesen und es wären nicht so viele Fehler passiert.

Kein Wunder, dass ich irgendwann spätabends einmal fürchterlich sauer wurde. Ich saß immer noch im Büro während sich vor Stunden meine Mitarbeitenden einer nach dem anderen fröhlich winkend in den Feierabend verabschiedet hatten.

Kennen Sie das Gefühl? Wenn ja, dann hören Sie auf sich über Ihr Team zu ärgern und fangen bei sich selbst an.

Warum wollen Sie eine Aufgabe delegieren?

Zuerst einmal stellt sich die Frage, warum Sie eine Aufgabe delegieren wollen und in welcher Situation. Welche der drei Aussagen trifft auf Sie zu?

  1. Wenn ich nicht mehr weiß, womit ich zuerst anfangen soll, dann gebe ich Aufgaben gerne weiter. Zum Beispiel soll die Verwaltungskraft mit der Kasse klären, warum die Verordnung nicht akzeptiert wurde.
  2. Ich bin Expert/in für eine Aufgabe und möchte diese Aufgabe meiner Stellvertretung übertragen weil es zur ihren Aufgaben gehört. Zum Beispiel Pflegevisiten durchführen.
  3. Die Aufgabe, das Projekt ist für uns alle fremd. Die neue Teamleitung soll sich damit beschäftigen, damit sie in ihre Leitungsrolle hineinwächst. Zum Beispiel den neuesten Expertenstandard zum Thema "Beziehungsgestaltung mit Menschen mit Demenz" in den QM-Prozess einpflegen und das Team qualifizieren.

Drei Grundregeln für alle Delegations-Situationen

  1. Klären Sie vorher, ob die Mitarbeiterin die Kompetenz hat, diese Aufgabe zu lösen. Hat sie genügend Erfahrungen, Wissen und Fähigkeiten?
  2. Delegieren Sie mit der 4-W-Formel
    • Was ist zu erledigen, 
    • Bis wann, 
    • Mit welchem Ziel, 
    • Wozu
  3. Nutzen Sie Delegation, um Mitarbeitende durch Aufgaben zu entwickeln.

Entlastung durch Delegation

Wenn Sie Aufgaben mit dem Ziel delegieren wollen, dass die Mitarbeiterin diese Tätigkeit dauerhaft selbstständig und mit einem guten Ergebnis erledigt, dann nehmen Sie sich Zeit. Diese Investition lohnt sich, sonst geht es Ihnen so wie mir damals.

In diesem Schema sehen Sie, welche Schritte dafür notwendig sind:

  1. Besprechen Sie gemeinsam die Themen aus der 4W-Formel.
  2. Vereinbaren Sie einen Termin für den Zwischen-Check.
  3. Lassen Sie die Aufgabe ausführen.
  4. Bieten Sie für die erste Ausführungsphase Unterstützung an.
  5. Im Zwischen-Check klären Sie die Fragen und Probleme, die bei Ihrer Mitarbeiterin aufgetaucht sind und vereinbaren einen Termin zur gemeinsamen Bewertung.
  6. Lassen Sie die Aufgabe selbstständig ausführen.
  7. Bewerten Sie gemeinsam das Ergebnis.

Achtung Expert/innen-Falle

Wenn Sie Expertin in einem Thema sind, dann finden Sie sich für die erste Zeit damit ab, dass das Ergebnis länger dauert und nicht so exzellent ausfällt, wie, wenn sie die Aufgabe selbst erledigt hätten.

Wenn Sie sich und Ihren Mitarbeitenden Zeit geben, werden Sie bald feststellen, dass die Ergebnisse besser werden und vielleicht sogar besser, als ihre gewesen sind.

Wenn Ihre Mitarbeiterin in der ersten Ausführungs-Phase oder dem Zwischen-Check Probleme äußert, dann halten Sie sich mit Lösungen und Ideen UNBEDINGT zurück. Stellen Sie stattdessen Fragen, damit Ihre Mitarbeiterin selbst auf die Lösung kommt.

  • Was würden Sie denn tun, wenn ich nicht da wäre?
  • Was haben Sie bisher unternommen, um das Problem zu lösen?
  • Welche Ideen haben Sie, einen Schritt weiter zu kommen?
  • Was genau brauchen Sie von mir?

Was haben Sie dadurch gewonnen?

Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden durch diese Fragen unterstützen selbst auf Lösungen zu kommen, werden sie unabhängiger von Ihnen und trauen sich auch in anderen Situationen zu, selbstständig nach Lösungen zu suchen statt Probleme von Ihnen lösen zu lassen.

Handelt es sich um eine ganz neue Aufgabe?

Wenn die Aufgabe, die Sie delegieren wollen, für alle fremd ist, dann klären Sie zusätzlich zu den Schritten aus der 4-W-Formel

  • Welche Ressourcen zur Verfügung stehen (Geld, Hilfsmittel und die Zeit anderer) und
  • welche Entscheidungen selbstständig getroffen werden dürfen.

Mit den drei Grundregeln, der 4-W-Formel und den 7 Schritten zur Entlastung werden Sie zum Meister und zur Meisterin im Delegieren. Gutes Gelingen wünscht Ihnen

Claudia Henrichs

P.s.: Eines noch: Prüfen Sie sich selbst! Wollen Sie auch wirklich Abschied von dieser Aufgabe nehmen?

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Thomas Siessegger, Diplom-Kaufmann, Organisationsberater und Sachverständiger für ambulante Pflegedienste 

Claudia Henrichs, Unternehmensberaterin für Personalentwicklung, Trainerin und Coach für ambulante Pflegedienste

Christoph Jaschke, Deutsche Fachpflege Gruppe (DFG), Marketingmanager & Pressesprecher, München

Peter Wawrik, Wawrik Pflege Consulting, Unternehmens- und Organisationsberatung im Pflegenetzwerk ambulant, Wohngemeinschaften und Tagespflegen

Giovanni Bruno, Online-Unternehmer, Berater für digitale Kommunikation und CEO der fokus digital GmbH. 

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