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Verfasst von: Claudia Henrichs, Claudia Henrichs

Die Probezeit richtig nutzen (Teil 1)

02.05.2018

Wie Sie Ihre Erwartungen artikulieren, damit das Zielbild für alle klar ist!

"Ich möchte meine PDL entlassen!" Mit diesem Thema kam eine Geschäftsführerin zum Coachingtermin.

In unserem Gespräch kam heraus, dass sie schon während der Probezeit das erste Mal an Entlassung gedacht hatte. Das war vor zwei Jahren! Meiner Gesprächspartnerin ging es so wie vielen anderen Leitungskräften auch: Sie hatte in den ersten Monaten versäumt ihre konkreten Erwartungen zu besprechen.

Warum die Stellenbeschreibung nicht ausreicht

Viele Leitungskräfte gehen von diesen Vorstellungen aus:

  1. Stellenausschreibung und Anforderungsprofil sind aussagefähig genug.
  2. Die Aufgaben einer PDL müssen genau so bewältigt werden, wie ich selbst das auch machen würde.
  3. Darüber muss man nicht reden, weil die Aufgaben überall gleich sind und in der Weiterbildung zur PDL gelehrt werden.

Mir liegt eine Stellenbeschreibung für die Position einer Pflegedienstleitung vor, die 17 Kriterien zu Persönlicher Qualifikation, 15 Zielbeschreibungen für die Stelle sowie 61 Aufgabenbeschreibungen enthält.

Ein Beispiel aus dieser Stellenbeschreibung

Ziel: Sicherung einer wirtschaftlichen Betriebsführung

Aufgabe: Entscheidung über die Annahme oder Ablehnung eines Patienten als Kunden.

Nur einmal angenommen, die Geschäftsführung ist der Meinung, dass aufgrund des Leitbildes jede pflegebedürftige Person angenommen werden muss, auch wenn die Einsätze höchst unwirtschaftlich sind. Die PDL wiederum entscheidet, dass ein Pflegekunde auch abgelehnt werden kann, wenn er hohe Erwartungen an die Unterstützungsleistungen hat aber sein Sachleistungsbudget kaum in Anspruch nehmen möchte. Dann ist es nur eine Frage der Zeit, wann es zu Ärger und Konflikten zwischen GF und PDL kommt.

Hier wird deutlich, dass Stellen- und Aufgabenbeschreibung lediglich eine Grundlage bilden. Auf dieser Grundlage muss darüber gesprochen werden, welche Erwartungen die Geschäftsführung hat und welche Ziele genau erreicht werden sollen.

Sprechen Sie über das Zielbild 

 Für eine gute Zusammenarbeit ist es hilfreich sich Zeit zu nehmen um über das Zielbild zu sprechen. Wie müsste sich die PDL konkret verhalten, damit die GF ihr eine "Eins mit Sternchen" gibt, mit ihrem Verhalten also mehr als zufrieden ist? 

Ein Einarbeitungsplan sorgt für Orientierung

Unabhängig davon, dass bei 15 Ziel- und 61 Aufgabenbeschreibungen eine PDL die sogenannte "Eierlegende Wollmilchsau" sein müsste, ist es gerade für die Probezeit wichtig, gemeinsam festzulegen, welche Aufgaben mit welchem Ziel und in welcher Zeit bewältigt werden müssen.

Um Klarheit für beide Seiten herzustellen, ist ein Einarbeitungsplan sinnvoll, der die ersten fünf Monate der Zusammenarbeit beschreibt.

Je nach Vorkenntnis und Vorerfahrung der neuen Mitarbeitenden wird festgehalten,

  • welche Aufgaben,
  • in welchem Grad der Selbstständigkeit,
  • mit welchem Ergebnis und
  • bis zu welchem Datum erledigt werden sollen.

Auch wenn Hospitationen, Co-Working, Besuche in anderen Organisationseinheiten oder Weiterbildungen in der Probezeit anstehen,

IMMER gilt: Was, mit wem, mit welchem Ergebnis, bis wann!

Beispiel:

Aufgabe: Dienstgespräche nach den geltenden Regeln* durchführen

Ziel für die Probezeit: Spätestens zu Beginn des dritten Monats ist eine Dienstbesprechung selbstständig vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet.

Aktivitäten: 

  1. Im ersten Monat bei einer erfahrenen Kollegin (oder der GF) hospitiert. Inkl. Vor- und Nachbereitung.
  2. Im zweiten Monat Dienstbesprechung selbst geleitet. Erfahrene Kollegin war anwesend, Reflexionsgespräch hat stattgefunden.
  3. Spätestens zu Beginn des dritten Monats Dienstbesprechung selbstständig durchgeführt. Erfahrungsaustausch mit der erfahrenen Kollegin (oder der GF) im Nachhinein hat stattgefunden.

*geltende Regeln

Wenn es keine geltenden Regeln gibt, müssen die Erwartungen an das Verhalten deutlich kommuniziert werden.

Zum Beispiel:

  • Dienstbesprechungen beginnen und enden pünktlich.
  • Die Tagesordnung ist den Mitarbeitenden mindestens 1 Woche vorher bekannt.
  • Jeder Tagesordnungspunkt/TOP hat ein Ziel.
  • Dienstbesprechungen sind keine Vortragsveranstaltungen. Ergebnisse und Lösungen werden mit der aktiven Beteiligung des Teams erreicht.
  • Wortbeiträge der MA werden wertschätzend behandelt.
  • Es ist sichergestellt, dass Abwesende die Ergebnisse mittragen.

Fazit:

Ein Geschäftsführer sagte vor vielen Jahren einmal zu mir: "Das Problem bei der Führung ist, dass die Mitarbeiter meine Erwartungen nicht erfüllen, die ich nie kommuniziert habe." Besser von Beginn an Zeit investieren als sich jahrelang zu ärgern, oder?

Fragt Claudia Henrichs

und freut sich über Ihre Erfahrungen im Kommentarfeld

Im zweiten Teil "Die Probezeit richtig nutzen" geht es um folgende Themen:

  1. Hilfreiche Mentorensysteme.
  2. Feedbackgespräche in der Probezeit führen.
  3. Alles wäre prima, wenn es jeder so machen würde, wie ich es tue.
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Autor/in

Claudia Henrichs
Claudia Henrichs
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Expertin für wirkungsvolle Kommunikation in Kunden- und Führungsgesprächen

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Hier bloggen die Experten:

Thomas Siessegger, Diplom-Kaufmann, Organisationsberater und Sachverständiger für ambulante Pflegedienste 

Claudia Henrichs, Unternehmensberaterin für Personalentwicklung, Trainerin und Coach für ambulante Pflegedienste

Christoph Jaschke, Deutsche Fachpflege Gruppe (DFG), Marketingmanager & Pressesprecher, München

Peter Wawrik, Wawrik Pflege Consulting, Unternehmens- und Organisationsberatung im Pflegenetzwerk ambulant, Wohngemeinschaften und Tagespflegen

Giovanni Bruno, Online-Unternehmer, Berater für digitale Kommunikation und CEO der fokus digital GmbH. 

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