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Verfasst von: Peter Wawrik, Geschäftsführer

Effiziente Tourenplanung. Ein Muss, unabhängig von Corona-Zeiten.

26.07.2020

Die Rahmenbedingungen für eine stabile Entwicklung eines Pflege- und Betreuungsdienstes werden u.a. auch in der effizienten und wirtschaftlichen Tourenplanung gelegt, die üblicherweise durch die Führungskräfte erstellt wird.

Unter Effizienz- und Wirtschaftlichkeitsaspekten sollten eine kostendeckende Leistung beim Patienten, ein sinnvoller Personaleinsatz bei der Tourenplanung und die Reduzierung vermeidbarer Fahrzeiten eine hohe Priorität erhalten.

Nicht jeder Patient und nicht jede Tour ist im Pflege- und Betreuungsdienst "wirtschaftlich", gesamt betrachtet müssen die Leistungserträge jedoch die Personal-, Sach- und unternehmerische Kosten decken.

In unserer Beratung erleben wir aber immer wieder, dass Grundlagen für die Tourenplanung trotz moderner Software fehlen oder nicht richtig hinterlegt bzw. veraltet sind.

Sie erleben diese Problematik vielleicht in Ihrem Alltag, wenn Ihre Mitarbeiter häufig viel schneller die Touren als geplant beenden oder sich im Gegensatz dazu die Klagen häufen, dass die geplanten Touren in der vorgegebenen Zeit nicht umgesetzt werden können.

Oder Ihre Geschäftsführung spricht von wirtschaftlichen Problemen, Ihre Software zeigt aber gleichzeitig eine gute Kostendeckung an.

Welche Grundlagen und Stammdaten benötigen Sie?

1)      Aktuelle Leistungsvergütungen, die in den Stammdaten der Software hinterlegt sind. Dies erfolgt in der Regel durch Updates Ihrer Softwarefirma.

2)      Die Vergütungsregelungen Ihrer Privatleistungen, die Sie zur Verringerung der Ehda-Leistungen anbieten.

3)      Die Pflege- und Betreuungszeiten, die Sie im Rahmen Ihres Qualitätsverständnisses für Ihren Pflege- und Betreuungsdienst festlegen. Diese sollten alle 2-3 Jahre auf die Richtigkeit und Aktualität überprüft werden.

4)      Richtig errechnete Personalkosten als Fachleistungsstunde, die nach Berufsgruppen bei den Stammdaten hinterlegt sein sollten. Examinierte Pflegefachkräfte kosten bei tarifgebundenen Trägern derzeit ca. 60 – 70 €/ Std., bei nicht tarifgebundenen Trägern ca. 50 – 60 €/ Stunde.  Auch für Pflegehelfer, Betreuungs- und Hauswirtschaftskräfte müssen die Fachleistungsstunden jeweils errechnet und eingepflegt werden.

5)      Eine Visualisierungsmöglichkeit Ihrer Software, damit Sie sich die geplante Tour ansehen können. Ein kurzer Blick auf die visualisierte Tour bestätigt Ihre gute Planung oder zeigt Ihnen Optimierungsbedarf.

Touren sollten optimalerweise nach dem Prinzip der "Perlenkette" geplant werden. Kurze Wege zwischen den Patienten und möglichst wenige sich überschneidende Wege.

Damit Ihre Planungen auch so von den Mitarbeitern umgesetzt werden, sind folgende Absprachen zwischen der Leitung und Mitarbeitern wichtig:

1)      Die Touren werden durch die Leitung fair bzgl. der Pflege- und Fahrzeiten geplant.

2)      Die Touren werden so gefahren und die Patienten so hintereinander versorgt, wie sie geplant worden sind.

3)      Die Leistungen werden erbracht, die mit dem Patienten vereinbart sind.

4)      Offensichtliche Fehler in der Planung (eine Straße ist dauerhaft gesperrt) oder sinnvolle Alternativrouten zur Verringerung der Fahrzeiten werden ebenso von den Mitarbeitern an die Leitung kommuniziert.

5)      Wünsche der Patienten auf weitere oder andere Leistungen werden umgehend von den Mitarbeitern an die Leitung weitergegeben, damit neue oder andere Vereinbarungen getroffen werden können.

6)      Vom Patienten gewünschte Ehda-oder heimliche Leistungen, die nicht vereinbart sind, sollten freundlich mit dem Hinweis auf den Privatzahlerkatalog oder einer neuen Vertragsvereinbarung mit der Leitung gelenkt werden.

Auch in Corona Zeiten sollte Ihr Planungsansatz sein: So effizient wie möglich die Mitarbeiter einsetzen und Patienten versorgen und kurze Wege planen.

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Peter Wawrik
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Christoph Jaschke, Deutsche Fachpflege Gruppe (DFG), Marketingmanager & Pressesprecher, München

Peter Wawrik, Wawrik Pflege Consulting, Unternehmens- und Organisationsberatung im Pflegenetzwerk ambulant, Wohngemeinschaften und Tagespflegen

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