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Verfasst von: Peter Wawrik, Geschäftsführer

Rahmendienstplan in der ambulanten Pflege

24.08.2019

Ja, aber ...

In vielen ambulanten Pflege- und Betreuungsdiensten wird derzeit über die Erstellung und Sinnhaftigkeit eines Rahmendienstplans z.B. für ein ganzes Jahr diskutiert.

Im Krankenhaus oder in der stationären Pflege ist dieser einfacher darzustellen als in der ambulanten Pflege, da hier ein wesentlicher Faktor hinzukommt bzw. den Unterschied ausmacht: Die häufige Veränderung der Anzahl der Früh- und Spät-Touren aufgrund der Veränderungen der Anzahl der versorgten Patienten und der vorhandenen Mitarbeiter.

Ein Altenheim mit z.B. 80 Plätzen und 5 Wohngruppen benötigt über das ganze Jahr x Mitarbeiter pro Schicht. Krankheitsausfälle in der Mitarbeiterschaft werden durch Arbeitsverdichtung oder durch Leiharbeit kompensiert. Insgesamt ist das Altenheim aber von der Belegung her "statisch" mit geringen Abweichungen.

Im ambulanten Pflegedienst mit z.B. 20 Mitarbeitern ermöglichen 2 neue, gewonnene Mitarbeiter je nach Stundenumfang eine Ausweitung der Patientenversorgung und somit auch eine Veränderung im Gesamtumsatz von bis zu 10 %. Es ist daher nicht unüblich, dass ambulante Pflegedienste innerhalb eines Jahres um bis zu 30 % "wachsen" oder "schrumpfen", je nachdem, wie erfolgreich das Personalmanagement ist und Mitarbeiter gewonnen werden können oder ausscheiden.

Ein Rahmendienstplan in der ambulanten Pflege ist daher grundsätzlich sinnvoll und möglich, muss aber diese Schwankungen und Veränderungen mit im Blick haben und darf somit seitens der Mitarbeiter, Mitarbeitervertretung/ Betriebsrat und Führungskräfte nicht als "statisch" und "stets verbindlich" gewertet werden.

Faktisch haben fast alle ambulanten Pflegedienste heute schon Teile eines Rahmendienstplanes in der Anwendung: Wenn die Urlaubswünsche der Mitarbeiter für das Folgejahr z.B. bis Mitte November abgefragt werden, von der Leitung bis Ende November in einen Jahresplan eingetragen und die Urlaubsplanungen genehmigt werden, dann ist dies aus Sicht der Mitarbeiter wünschenswert, um die Urlaube "buchen" zu können und aus Sicht der Leitung sinnvoll, um zu wissen, wieviel Mitarbeiter wann zeitgleich im Urlaub sind.

Dies ist z.B. ein Bestandteil eines Rahmendienstplanes.

Wenn im ambulanten Pflege- und Betreuungsdienst üblich ist, dass die Pflegekräfte alle zwei Wochen Wochenenddienste durchführen, so kann auch dies in dem Rahmendienstplan, in der Jahresübersicht, eingetragen werden.

Wenn Mitarbeiter rollierend eine Woche "Früh" und eine Woche "Spät" oder nach anderen Systemen oder Vereinbarungen tätig sind, so kann dies ebenfalls in diesen Rahmendienstplan, dieser Jahresübersicht ergänzt werden.

Soweit ist dies alles sinnvoll. Aber:
Da eine Leitung eine Entwicklung eines ambulanten Pflege- und Betreuungsdienstes nicht über drei Monate im Voraus realistisch überblicken und vorhersehen kann, müssen längerfristige Vorplanungen für die Wochenenden und Früh-, Spät- oder Teildienste "unter Vorbehalt" stehen. Und dies muss allen Beteiligten sehr klar und deutlich sein!

Meine Tipps:

Nutzen Sie als Leitung einen Rahmendienstplan als Grundstruktur für Ihren Dienst für jeweils ein Jahr.

Fordern Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig auf, die Urlaubsplanungen mitzuteilen, damit Sie als Leitung entsprechend planen und genehmigen können.

Erstellen Sie einen genauen (und verbindlichen) Monatsdienstplan bis spätestens zum 10. eines Vormonats.

Nutzen Sie dafür auch die Idee des Wunschbuches oder "Wunsch-Frei"-Ansatzes, um mitarbeiterorientiert den Dienstplan zu erstellen.

Bei kleinen Teams: Binden Sie die Mitarbeiter bei der Dienstplanerstellung ein. Kleine Team machen gute Erfahrungen damit, dass sie im Rahmen einer hohen Selbstorganisation die Dienste planen.

Achten Sie auch die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen bei den Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten.

Fügen Sie im Rahmendienstplan neue Mitarbeiter hinzu, wenn diese innerhalb des Jahres hinzukommen. Nehmen Sie Mitarbeiter innerhalb des Jahres heraus, die bei Ihnen ausgeschieden sind.

Schreiben Sie mir gerne Ihre Erfahrungen mit Ihrem Rahmendienstplan.
Ich freue mich darauf. Ihr Peter Wawrik

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Claudia Henrichs, Unternehmensberaterin für Personalentwicklung, Trainerin und Coach für ambulante Pflegedienste

Christoph Jaschke, Deutsche Fachpflege Gruppe (DFG), Marketingmanager & Pressesprecher, München

Peter Wawrik, Wawrik Pflege Consulting, Unternehmens- und Organisationsberatung im Pflegenetzwerk ambulant, Wohngemeinschaften und Tagespflegen

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