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Verfasst von: Thomas Sießegger, Unternehmensberater

Rechnungen frühzeitiger erstellen: Das ideale Verfahren

23.08.2011

Warum es manchen Pflegediensten gelingt, zum 2. Werktag alle Rechnungen raus zu senden, und andere Pflegedienste 2-3 Wochen für die Abrechnung benötigen

Früher waren Verwaltungskräfte bis zum 10. oder sogar bis zum 15. eines Folgemonats intensiv damit beschäftigt, die Leistungen (anhand der von den Mitarbeitern zurückgegebenen Leistungsnachweisen) einzutippen. Dabei wurden sie oft gestört vom klingelnden Telefon und sie wurden aufgehalten von unordentlich ausgefüllten Leistungsnachweisen.
Doch diese Zeiten sollten vorbei sein.
Wenn nämlich tagtäglich schon während des Monats die tatsächlich erbrachten Leistungen mit den geplanten Leistungen abgeglichen werden, kann schon während des Monats möglichen Fehlentwicklungen entgegengewirkt werden. Unerwünschte Abweichungen werden sofort erkannt und können für die "restliche" Zeit des Monats beeinflußt oder abgestellt werden.

Dabei geht es also gar nicht so sehr um die Liquidität eines früheren Zahlungseingangs. Es geht um Zeitnähe und darum, die Erlösezu sichern. Es müssen am Monatsende bzw. zu Beginn des Folgemonats also "nur noch" die Leistungsnachweise der Mitarbeiter mit den schon kontrollierten und korrigierten Leistungen und Zeiten verglichen werden. Die Arbeitszeit einer Verwaltungskraft verteilt sich dann auch wesentlich einheitlicher über den ganzen Monat. Eine bessere Planung ist möglich. Ca. 30% - 50% der bisherigen Arbeitszeit fallen (theoretisch) weg. Diese Arbeitszeit (der Beschäftigungsumfang) sollte nicht abgebaut werden, sondern kompensiert werden durch die Übernahme von anderen Tätigkeiten, welche die PDL entlasten, z.B. Erstellen von Statistiken, Vorbereitung des monatlichen Controllings, Terminieren der Pflegevisiten, Auswertung der Erfolge der Beratungsgespräche usw. usw.
Eine Eingabe der Leistungen von Seiten der Verwaltungskraft ist eigentlich nicht mehr nötig, allenfalls eine letzte Kontrolle der Leistungsnachweise (1/2 Tag) zusammen mit der Leitung, denn: 4 Augen sehen mehr als zwei. Dann können 95% der Rechnungen bis zum 3. Werktag raus. Manch ein Pflegedienst schafft das bis zum 1. Werktag (mittags).

Wichtige Voraussetzungen:

Die Mitarbeiter geben die Leitungsnachweise vollständig ein, streichen weggelassene Leistungen, ergänzen Leistungen, die dazugekommen sind, tragen gravierende zeitliche Abweichungen (+ oder -) ein, und sie vergessen die Handzeichen nicht.

Es bleibt die Frage: Wie bekommt man die Mitarbeiter dazu, dies zu 100% so zu tun?
Berichten Sie bitte gerne von Ihren Erfahrungen, und wie Sie die Probleme gelöst haben!?
Warum funktioniert es noch nicht so ideal?

... oder: Wie haben Sie es geschafft?
Mit Sanktionen, Belohnungen, Ermahnungen, Prämien oder mit Überzeugung?

Und, wie läuft´s bei Ihnen?

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Thomas Sießegger
Unternehmensberater
Thomas Sießegger
Diplom-Kaufmann, Organisationsberater und Sachverständiger für ambulante Pflegedienste

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