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Verfasst von: Giovanni Bruno

Wie Mitarbeiter-Apps die unternehmensinterne Kommunikation in der ambulanten Pflege verbessern können

12.07.2020

Eine App für umfassende und schnelle beidseitige Informationsübermittlung

Gerade in der Corona-Krise hat sich nochmals deutlicher herauskristallisiert, welche immense Bedeutung die Kommunikation zwischen Pflegekräften und Pflegedienstleitung bzw. dem Unternehmen hat. Viele Unternehmen aus der häuslichen Pflege hatten massive Probleme, sich mit ihren Mitarbeitenden physisch kontaktfrei zu vernetzen. Vielfach war es kaum möglich, die Pflegenden zeitnah mit aktuellen Informationen zu versorgen und im Umkehrschluss Infos, Anregungen, Ideen und Workflow-Berichte in Realtime aufzugreifen. Durch geeignete Mitarbeiter-Apps kann dieses Kommunikationsvakuum in der Pflege aufgelöst werden.

Insbesondere in arbeits- und personalintensiven Branchen wie der häuslichen Pflege ist die Kommunikation zwischen den Pflegekräften vor Ort und der administrativ verwaltenden Zentrale der Schlüssel für den erfolgreichen und reibungslosen Workflow schlechthin. Nur wenn Informationen beiderseits zeitnah zur Verfügung stehen und entsprechend ausgetauscht werden können, ist es möglich, zugleich die Pflegebedürftigen nach individuellem und tagesaktuellem Befinden zu betreuen, andererseits die betrieblichen Anforderungen optimal und betriebswirtschaftlich fundiert zu koordinieren. 

Kommunikation zwingend nötig – Erreichbarkeit situativ nicht immer möglich

Dabei stehen ambulante Pflegedienste vor einer speziellen Anforderung. Aufgrund der teils sehr persönlichen Situation bei den zu pflegenden Personen als auch wegen der hohen zeitlichen Belastung ist es in der Arbeitsrealität kaum möglich, bei jeder erdenklichen Situation zum Handy zu greifen, um sich mit dem Innendienst abzustimmen bzw. neben der vorhandenen Patientendokumentation Weisungen einzuholen. Gleiches gilt für den Innendienst, der die Pflegekräfte vor Ort nicht unablässig telefonisch kontaktieren und damit von der situativen Arbeit ablenken kann. Rein technisch gesehen ist die Kommunikation auch ohne gesonderte Hilfsmittel möglich, faktisch jedoch nicht. Um es plakativ auszudrücken: Die Pflegekräfte sind zwar permanent im Einsatz, aber auf herkömmlichem Wege nicht ständig erreichbar.

Mitarbeiter-Apps für die Entschlackung von bürokratischen Arbeitsschritten

Ein geeignetes Instrument, um diese so zwingend wichtige Kommunikation in ambulanten Pflegediensten zu ermöglichen, sind sogenannte Mitarbeiter-Apps. Und die sind keinesfalls neu, stattdessen bereits mehrfach im Einsatz, wobei auch durchaus sehr gute Produkte angeboten und genutzt werden. Verwendet werden diese Apps in der häuslichen Pflege beispielsweise für die Pflegedokumentation, die Terminierung oder die Urlaubsplanung und ähnliche listenhafte Arbeitsschritte. Hauptsächliches Ziel dieser Lösungen ist es, bürokratische Prozesse zu vereinfachen, um die Pflegeaufgaben vor Ort nicht durch umständliche Verwaltungstätigkeiten zu belasten.

fokus CARE App als Lösung für Echtzeitkommunikation in der Pflege

fokus digital rollt mit fokus CARE aktuell eine App mit anderem und damit besonders Workflow-freundlichem Weg aus. Bei der Mitarbeiter-App fokus CARE geht es nicht um reine Verwaltung oder Dokumentation. Stattdessen reflektiert die App den Wunsch von Unternehmen und deren Personal- sowie Planungsverantwortlichen, sich selbst über eine Oberfläche einloggen und ihre Inhalte eintragen zu können. Im Mittelpunkt steht die interne Kommunikation, ausgerichtet darauf, Mitarbeitende in Realtime per Push-Nachricht zu erreichen und zugleich bürokratische Prozesse papierlos zu entschlacken.

Modulbasiert mit frei wählbarer Funktionalität

Grundsätzlich ausgelegt ist die App darauf, die bilaterale Kommunikation zu fördern. So können interne News unmittelbar an sämtliche relevanten Personen ausgesteuert werden. Mitarbeitende können in Echtzeit kontaktiert werden. Ebenso lassen sich Events ankündigen oder Mitarbeiterumfragen erstellen. Andererseits werden Rückmeldungen der Pflegenden deutlich vereinfacht. Verbesserungsvorschläge, Vorschläge für Facebook-Postings, Fotodokumentationen und vieles mehr können auf unkompliziertem Weg eingereicht werden. In der Mitarbeiter-App fokus CARE sind insgesamt 100 Funktionen vorkonfektioniert, wobei ambulante Pflegedienste sich verschiedene Module nach individuellem Bedarf frei zusammenstellen können. So zum Beispiel:

  • Dokumente bereitstellen 
  • Events ankündigen 
  • Infos einreichen
  • Quizze 
  • Formulare
  • Unternehmensnachrichten
  • Mitarbeiterumfragen
  • Krisenkommunikation
  • Pinnwände und Interaktion
  • Interne Stellenbörse
  • Chatbot
  • Blogbereich
  • uvm. 

Unternehmen der häuslichen Pflege profitieren bei der App von der Individualisierbarkeit in sämtlichen Belangen. Selbstredend können das eigene Logo eingepflegt und die relevanten Inhalte erstellt werden. Bei Bedarf werden weitere Funktionen erarbeitet und implementiert.

Unabhängig vom Betriebssystem, Web-unabhängig und DSGVO-konform

Nutzbar ist das Tool unabhängig vom Betriebssystem, also sowohl mit Android-Smartphones als auch iOS-Endgeräten, verfügbar im App- und Google Play-Store. Und dabei geht fokus CARE noch einen Schritt weiter:

Angesichts der Tatsache, dass in ambulanten Pflegediensten keinesfalls alle Pflegekräfte mit Smartphones versorgt sind, wurde die App so konzipiert, dass sie auch vom Desktop genutzt werden kann. Eine Internetanbindung ist nicht zwingend nötig. Installiert wird die App auf dem privaten Handy oder dem Firmentelefon; alternativ ist eine Weboberfläche nutzbar.

Und übrigens: Pflegedienste, die digitale Tools und Endgeräte einsetzen, müssen die EU-Datenschutzrichtlinien beachten. Vor diesem Hintergrund wichtig zu wissen, dass fokus CARE zu 100 Prozent DSGVO-konform konzipiert ist und in dieser Hinsicht keinerlei Fallstricke bietet. 

#Mitarbeiter-App als zeitgemäßes Kommunikationsinstrument

Tipp 1: Optimieren Sie die interne Kommunikation zwischen Pflegekräften und Pflegeleitung.

Tipp 2: Entschlacken sie bürokratische Arbeitsschritte für verbesserten vor-Ort-Einsatz.

Tipp 3: Nutzen Sie Mitarbeiter-Apps wie fokus CARE für Informationsübermittlung in Realtime.

Tipp 4: Fördern Sie die Mitarbeiteridentifikation mit dem Pflegedienst per Unternehmens-Tool. 

Tipp 5: Setzen Sie auf eine einfach bedienbare und zugleich leistungsstarke Mitarbeiter-App.

Fazit

Eine Mitarbeiter-App ist ein effizientes Instrument, mit dem die beidseitige Kommunikation zwischen Pflegedienstleitung bzw. Innendienst und den Pflegekräften deutlich verbessert werden kann. Informationen lassen sich schnellstens an die jeweils relevanten Personen nachvollziehbar und zu jedem Zeitpunkt abrufbar zur Verfügung stellen. Gleichzeitig ist eine App, die eben nicht reinweg der Dokumentation dient, ein geeignetes Mittel zur Mitarbeiterbindung und -Motivation, wodurch sich auch Stimmungsbilder innerhalb des Personals abbilden lassen und Reibungsverluste vermieden werden. Die Dienstleistung am Menschen gehört zu den kommunikationssensibelsten Tätigkeiten schlechthin. Umso besser, wenn die Informationsübermittlung situativ unabhängig und gleichermaßen zuverlässig erfolgen kann. Für die Übereinstimmung individueller und betrieblicher Anforderungen ist die Mitarbeiter-App die passgenaue Schnittstelle.

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Giovanni Bruno
Giovanni Bruno
Online-Unternehmer, Berater für digitale Kommunikation und CEO der fokus digital GmbH.

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Thomas Sießegger, Diplom-Kaufmann, Organisationsberater und Sachverständiger für ambulante Pflegedienste

Claudia Henrichs, Unternehmensberaterin für Personalentwicklung, Trainerin und Coach für ambulante Pflegedienste

Christoph Jaschke, Deutsche Fachpflege Gruppe (DFG), Marketingmanager & Pressesprecher, München

Peter Wawrik, Wawrik Pflege Consulting, Unternehmens- und Organisationsberatung im Pflegenetzwerk ambulant, Wohngemeinschaften und Tagespflegen

Giovanni Bruno, Online-Unternehmer, Berater für digitale Kommunikation und CEO der fokus digital GmbH. 

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