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05. Aug 2021 | Fuhrpark

Das richtige Controlling der Touren

Andreas Heiber

Der Vorteil des Einsatzes von EDV ist, dass die produzierten Daten in Form von Einsätzen, Abrechnungen, etc. jederzeit ausgewertet werden können. Aus der Masse der Daten ergibt sich das nächste Problem: Man kann zwar alles auswerten, aber was ist wirklich wichtig für die Steuerung der Tourenplanung?
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Nicht der Mitarbeiter bestimmt im Kern, welchen Umsatz er erwirtschaftet, sondern seine Tourenplanung, die die PDL verantwortet.
Foto: AdobeStock/Robert Kneschke

Natürlich ist der erste Prüfschritt – möglichst zeitnah – die Kontrolle der Tourenpläne, also der Soll-Ist-Abgleich. Aber die Menge der Details erschwert auch die Übersicht auf strukturelle Punkte. Was ist sinnvoll, sich monatlich, also nach Ablauf des aktuellen Monats, am Monatsanfang des nächsten Monats anzusehen?

Klassische Kennzahlen wie Ertrag pro Mitarbeiter oder Umsatz pro Pflegegrad oder Ausnutzung Pflegegrad sind weder sinnvoll noch hilfreich: Denn nicht der Mitarbeiter bestimmt im Kern, welchen Umsatz er erwirtschaftet, sondern seine Tourenplanung, die die PDL verantwortet. Wer also die „Badetour“ hat, kann nichts für den eher niedrigen Umsatz, wer die „Spritzentour“ hat, nichts für den hohen Umsatz. Und der Umsatz pro Pflegegrad liefert keinerlei Hinweise für die Wirtschaftlichkeit, er zeigt höchstens (theoretisch) ein Potenzial auf: Aber ist wenig Umsatz pro Pflegegrad gut, weil hier noch viel Potenzial vorhanden ist oder schlecht, weil hier zu wenig „verkauft“ wurde? Und die Ausnutzung des Sachleistungsbudgets ist noch weniger als Steuerungsmerkmal zu nutzen: Wir haben durch die sehr großzügige Überleitung völlig verzerrte Zahlen (es werden nun statt 6 Milliarden in 2016  9 Milliarden Euro Pflegegeld in 2017 ausgezahlt). Auch die Frage von Rentenansprüchen, selbst bei Bezug von eigener Rente, kann dafür sorgen, dass mehr Pflegebedürftige Kombinationsleistungen nutzen (siehe Änderungen im Rentenrecht sowie der Berechnung von Rentenleistungen § 44 SGB XI).

Eine Auswertung des Verhältnisses des erzielten (potenziellen) Umsatzes zu den benötigten Arbeitszeiten der Mitarbeiter zeigt auf, ob bei reduzierten Arbeiten (Umsatz) sich auch die Arbeitszeiten reduzieren. Der Effekt, bei Wegfall von Kunden etc. „endlich“ mal Zeit zu haben für andere Sachen (von Pflegeplanung schreiben bis Schrank aufräumen), führt dazu, dass zwar die Umsätze sinken, nicht aber immer die Arbeitsstunden (und damit die Kosten). Der monatliche Blick auf der Basis der in Rechnung gestellten Leistungen erlaubt hier die genauere Analyse.

Die Auswertung des Verhältnisses der Pflegeversicherungsleistungen zueinander zeigt mögliche lückenhafte Pflegeverträge und/oder strukturelle Missverständnisse bei der Leistungserbringung auf, die dann in vergessene oder heimliche Leistungen münden.

Da sich aber die Pflegeverträge und damit die Strukturen der Leistungszusammensetzung nur langsam ändern, sollte diese Auswertung auch nur halbjährlich geprüft werden.

Andreas Heiber ist Unternehmensberater und Fachbuchautor für ambulante Pflege sowie Inhaber von System & Praxis in Bielefeld. https://www.syspra.de

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