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05. Aug 2021 | Fuhrpark

Die eigene Tourenplanung weiterentwickeln

Andreas Heiber

Angesichts dauerhaft fehlender Mitarbeiter müssen Wege gefunden werden, wie die vorhandenen Mitarbeiter mehr Kunden versorgen können. In dieser Serie werden Ideen zur Weiterentwicklung der Tourenplanung vorgestellt.
Torenplanung leere Straße Horizont Perspektive
Stellen Sie sich vor, Sie fangen von vorn an, die Kunden in Touren zu verplanen. Was käme dann für ein Tourenplan heraus?
Foto: AdobeStock/ver0nicka

Die beste Tourenplanung ist nur so lange gut, bis das Telefon klingelt und danach alles von vorn beginnt. Man hat einen wunderbaren Plan, bis auf einmal eine undefinierte Lücke entsteht oder der Tourenplan einen verrückten Zacken hat. Das passiert täglich und ist im Prinzip kaum zu vermeiden. Aus der idealen Reihenfolge A, B, C, D, E wird dann auf einmal D, A, B, E, C und so weiter. Natürlich kennt jeder die einfachen Tricks, um dies einigermaßen im Rahmen zu halten. Die geografische Zuordnung ist das erste Kriterium: Die jeweilige Tour wird auf einen Stadtteil oder Dörfer oder Bereiche beschränkt. Dann die fachliche Zuordnung: Was sind Vorbehaltsaufgaben der Fachkräfte, die nicht andere übernehmen können und welche Uhrzeiten sind fix (z.B. Insulin).

Trotz dieser harten Kriterien verwickeln sich Tourenpläne immer wieder und gerade bei größeren Planungsgruppen kann schnell der Überblick verloren gehen. Allein schon die optische Darstellung auf einem Stadtplan (den ja moderne Steuerungsprogramme bieten sollten oder die man selbst beispielsweise mit frei verfügbaren Softwareprogrammen erstellen kann) bietet einen Überblick über die sich teilweise kreuzenden Touren.

Wie fängt man an?
Ein strategisches Mittel, mindestens einmal im Jahr neu anzufangen, bietet ein „Frühjahrsputz“: Stellen Sie sich vor, Sie fangen von vorn an, die Kunden in Touren zu verplanen. Was käme dann für ein Tourenplan heraus? Um eine völlige Neuplanung zu erstellen, braucht man (natürlich) Zeit, unbeeinflusst von Störungen. Die Basis bilden die Kundenaufträge: Am einfachsten ist es, die vorhandenen Tourenpläne auszudrucken und jeden Einsatz auszuschneiden. Die Menge der Schnipsel pro Tag muss dann nur noch neu sortiert und geordnet werden, beispielsweise auf einem Tisch oder an eine Wand geklebt/geheftet. Als Ordnungskriterien dienen die möglichen Touren.

Gemeinsam geht es besser
Wer sich nun vorstellt, allein Hunderte von Einsätzen völlig neu zu ordnen und zu sortieren, der wird zu Recht diese Idee ablehnen. Aber warum sollte nicht das gesamte Team mithelfen und sich so selbst eine „neue“ Tourenplanung erstellen? Der Vorteil ist nicht nur die Menge an helfenden Händen, sondern vor allem ein anderer: In der klassischen Rollenverteilung erstellt die Pflegedienstleitung oder die Teamleitung/Einsatzleitung den Tourenplan und die ausführenden Mitarbeiter ärgern sich über den aus ihrer Sicht schlechten Plan. Oder, was in der Praxis leider noch öfter vorkommt, sie ignorieren ihn einfach, weil er ja nicht „gut“ ist. Im schlimmsten Fall verstehen die Mitarbeiter den Plan als einen Gestaltungsvorschlag ihres Arbeitstages, den sie aber anders ausführen. Dann gibt es einen theoretischen Plan und eine andere Realität. Schon aus formalen Gründen (Verantwortung der PDL) kann dieser Zustand nicht bestehen bleiben, denn der Tourenplan ist eine Arbeitsanweisung, von dem nur nach Rücksprache bzw. mit Begründung abgewichen werden kann.

In einer solchen Situation hat die gemeinsame Neuplanung methodisch den Vorteil, dass die Mitarbeiter nun selbst die Verantwortung für die Planung übernehmen, untereinander klären, was und wie in welcher Reihenfolge gemacht werden soll und dies festlegen. Wer dann ab der nächsten Woche davon abweicht, muss dies folglich erklären, denn nun weicht er von der eigenen Planung ab (und nicht mehr von der der Leitung). Erfahrungsgemäß entstehen in einem solchen Neuplanungsprozess keine neuen Tourenpläne, die Abweichungen oder Änderungen sind oft nur von geringem Umfang: aber selbst, wenn nur 10 bis 20 Prozent geändert werden, hat dies unter Umständen große zeitliche (und damit auch wirtschaftliche) Auswirkungen. Und die Mitarbeiter wissen oft Details zu den Fahrtwegen etc., die man im Büro nicht haben kann wie konkrete Parksituationen, Anfangszeiten der Schule, auch Schließzeiten der Bahnschranken oder die Abfuhrtermine der Müllabfuhr. Und am Müllabfuhrtag die Tour zu verändern, könnte daher sehr viel Zeit sparen und würde außerdem zu verlässlicheren Versorgungszeiten führen.

Tipp: Bei einer Neu- oder Umplanung ändern sich für (einzelne) Kunden die Versorgungszeiten. Unter Umständen muss ein Kunde von seiner Stammzeit 7Uhr nun auf 9Uhr verlegt werden. Für den einzelnen Kunden ist dies unter Umständen ärgerlich, lässt sich aber mit Blick auf die Gesamtplanung nicht vermeiden. Diese Kunden sollte man ausführlich über die Gründe informieren. Oft ist es hilfreich, wenn dies nicht die „normalen“ Mitarbeiter während der Tour übernehmen („Ach übrigens, ab Morgen komme ich erst zwei Stunden später!“). Es ist einfacher und zeugt von Wertschätzung, wenn hier eine Leitungskraft entweder anruft oder je nach Situation bei einem Hausbesuch die neue Planung erklärt. Natürlich haben die Kunden (sowieso jederzeit) das Recht zu kündigen und sich einen anderen Pflegedienst zu suchen. Aber auch hier werden im Regelfall keine „besseren“ Versorgungszeiten herauskommen.

Andreas Heiber ist Unternehmensberater und Fachbuchautor für ambulante Pflege sowie Inhaber von System & Praxis in Bielefeld. https://www.syspra.de

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Kostenstellenrechnung und Kostenträgerrechnung Pfl

Excel-Tabelle zur Erstellung einer eigenen Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung auf der Basis vorhandener Buchhaltungsdaten. Jeder ambulante Pflegedienst muss den Teilbereich Pflegeversicherung mit Erträgen und insbesondere mit Aufwendungen von den anderen Teilbereichen wie Krankenversicherung etc. trennen. Das ist eine verbindliche Vorgabe, die im Versorgungsvertrag nach § 71/72 SGB XI geregelt ist. Neben der Betriebstrennung ist es für einen Pflegedienst wichtig zu wissen, wie sich die Betriebsergebnisse in den Teilkostenstellen SGB XI, SGB V und Andere entwickeln, aber auch, ob die Erträge der Investitionskosten nach SGB XI auch die investiven Sachkosten nach SGB XI decken. Nur so ist ein Pflegedienst auch in der Lage, Entscheidungen über pauschale Vergütungssteigerungen beispielsweise im SGB XI zu treffen bzw. Einzelverhandlungen vorzubereiten. Die von Andreas Heiber schon 2002 entwickelte Darstellung (zuerst veröffentlich in "Kostenrechnung für die ambulante Pflege", Hannover 2002, mehrfach angepasst und aktualisiert, letzte Fassung beschrieben in: „Kostenrechnung und Vergütungsverhandlung, Stundensätze richtig kalkulieren“, Hannover 2017, erlaubt hier einen schnellen und einfachen Überblick. Die ausführliche Beschreibung der einzelnen Positionen finden Sie im aktuellen Buch auf Seite 51 bis 62. In der aktuellen Version finden Sie in der Datei auch den Musterkontenrahmen (Buch Seite 131 ff.) mit den Querverweisen auf die jeweiligen Positionen der Kostenrechnung. Hinweis: Die DATEV hat diese Gliederung der Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung in eine eigene Kostenrechnung für Pflegedienste umgesetzt, so dass Nutzer der DATEV-Buchhaltung diese direkt dort nutzen können. Beschreibung der Tabellen Kostenrechnung: Eingabe der Ertrags- und Aufwandskonten des Pflegedienstes sowie differenzierter Verteilungsschlüssel für die verschiedenen Personalblöcke, sowie für Verwaltungs- und Sachkosten. Dargestellt werden die Kostenstellen: Gesamtbetrieb, SGB XI, SGB V, Sozialhilfe, Privatleistungen, Trägerleistungen. Kostenträgerrechnung SGB XI: Automatische Übernahme der Daten aus der Kostenstelle SGB XI; Eingabe der Verteilungsschlüssel Körperbezogene Pflegemaßnahmen, Pflegerische Betreuung, Haushaltsführung, Beratung/Schulung, Fahrt-/Wegepauschalen. Die Darstellung erfolgt für diese verschiedenen Kostenträger.

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