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05. Aug 2021 | Fuhrpark

Optimierung der Tourenkonfiguration

Christopher Floßbach, Roman Tillmann

Der Tourenplan ist ein sehr dynamisches Element der täglichen Steuerung des operativen Geschäfts. Am Ende der ergebnisorientierten Planung steht eine Tourenplankonfiguration, die den Ablauf der Tour zur Erbringung durch den Mitarbeiter so realistisch wie möglich abbildet sowie über alle Touren und Einsätze betrachtet, eine Kostendeckung generiert.
Tourenplanung Karte Stadt Wege
Eine schnellere Strecke ist einer kürzeren immer vorzuziehen. Nur in Ausnahmefällen sollten über Tourengrenzen hinweg Einsätze gefahren werden.
AdobeSteock/Kaikoro

Nur so besteht für die Pflegekräfte die Chance, vorgegebene Zeiten auch einhalten zu können. Eine hohe Kontinuität ist neben einer positiven Kostendeckung der zweite wichtige Grundsatz, der bei der Tourenplanung verfolgt werden muss.

Im Tourenplan erfolgt die Zuordnung des Einsatzes/ Hausbesuchs zu einer Stammtour. Zur patientenindividuellen Einsatzdauer werden hier die Wege- und Organisationszeiten hinzu geplant. So kann eine im Leistungsplan generierte Kostendeckung durch eine ungünstige Konstellation von äußeren Einflüssen wieder aufgezehrt werden. Vor allem sind hier die Wunschzeiten des Kunden bzw. weitere besondere Einschränkungen (z. B. Geschlecht der Pflegeperson) zu nennen. Aber auch dem fälschlicher Weise nachgegebenen Patientenwunsch des Mitarbeiters oder dem Mitarbeiterwunsch des Kunden können Auswirkungen auf die Planung und somit auf die Effizienz haben.

Bei der Planung dürfen Sie sich nicht in ein zu enges Korsett schnüren lassen. Sie müssen versuchen, keine zu massiven Einschränkungen bei der Planbarkeit der Einsätze hinzunehmen. Das heißt, wenn z. B. ein Kunde „aus einer Laune heraus“ einen bestimmten Mitarbeiter nicht mehr haben möchte, sollte immer erst versucht werden, dies in einem persönlichen Gespräch zu ändern. Wenn dieser Laune nachgegeben wird und entweder der Mitarbeiter nicht mehr in dieser Tour eingeplant oder der Kunden in einer anderen Tour versorgt wird, so ist davon auszugehen, dass der zu betreibende Aufwand bei der Planung höher sein wird und die Wirtschaftlichkeit des Dienstes sinken kann. Beides ist nicht gewünscht. Es muss immer wieder versucht werden, unter den gegebenen Umständen die optimale Kostendeckung und eine hohe Kontinuität in den Touren zu generieren.

Dies geschieht vor dem Hintergrund, dass die Wegezeiten oft kaum und die Organisationszeiten keinen Umsatz generieren und somit auch keine Kostendeckung erzeugen. Diese nicht refinanzierten Zeiten müssen somit während der Pflegezeit mit erwirtschaftet werden, sodass sie so gering wie möglich gehalten werden können.

Wie kann die Optimierung der Wegezeiten aussehen? Der Schlüssel zum Erfolg liegt hier in der kontinuierlichen Anpassung der Touren. Neben den oben genannten äußeren Einflüssen nehmen auch strukturelle Planungskriterien Einfluss auf den Tourenplan. Das wichtigste Kriterium sollte die geografische Einteilung nach Stadtteilen, Ortsteilen oder Ortschaften sein. Dies ist die Basis für die Reduzierung der Wegezeiten.

Eine schnellere Strecke ist einer kürzeren immer vorzuziehen. Nur in Ausnahmefällen sollten über Tourengrenzen hinweg Einsätze gefahren werden. Durch regelmäßige Optimierung der Kundenzuordnungen und Reihenfolge der Kunden im Tourenplan unter Zuhilfenahme von Routenplanungsmodulen kann die Wegezeiten zwischen den Kunden stark reduziert werden. Ein weiteres Kriterium ist die notwendige Qualifikation der Mitarbeiter zur Erbringung bestimmter Leistungen. Die Einteilung in Examinierten- und Nicht-Examinierten-Touren ist teilweise nötig.
Alle Koordinierungs- und Optimierungsmaßnahmen müssen immer unter Beachtung der Kostendeckung durchgeführt werden. Hierbei hilft die optimale Kombination aus SGB-XI- und -V-Leistungen.

In der Praxis sind nicht alle Einsätze und Touren kostendeckend zu planen. Somit muss überprüft werden, ob mit der vorgenommenen Planung über alle Touren hinweg eine Kostendeckung erreicht werden kann. Dies ist regelmäßig, spätestens bei allen Änderungen zu prüfen. Falls keine Kostendeckung erreicht wird, muss die Zusammenstellung der einzelnen Einsätze und Touren nochmalig überprüft werden, um die Defizitgründe zu ermitteln und zu beseitigen.

Roman Tillmann ist geschäftsführender Partner und Christopher Floßbach Senior Berater bei der rosenbaum nagy unternehmensberatung GmbH. Mehr dazu unter: https://www.rosenbaum-nagy.de/

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