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05. Aug 2021 | Fuhrpark

Reduktion nicht refinanzierter Organisationszeiten

Christopher Floßbach, Roman Tillmann

Das Ziel der vorgestellten Planungsschritte ist es, eine positive Kostendeckung zu erreichen. Hierbei geht es jedoch nicht nur um die Kosten, die bei der direkten Erbringung der Leistungen entstehen (Personalkosten, Benzinkosten, etc.), sondern um alle Kosten, die der Pflegedienst insgesamt zu tragen hat.
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Ein Ziel sollte sein, die Anzahl der Touren zu optimieren und eine Auslastung der Touren etwa im Frühdienst zu erreichen.
Foto: AdobeStock/alesmunt

Da die Personalkosten den größten Anteil der Gesamtkosten ausmachen, liegt hier auch das größte Potenzial, um Kosten zu reduzieren. Das Ergebnis dieses Gedanken darf aber auf keinen Fall sein, dass die Pflegekräfte immer stärker unter Druck gesetzt werden, ihre Arbeit schneller (und somit oft auch schlechter) zu erledigen. Die Lösung liegt in der aktiven Steuerung von nicht refinanzierten Arbeitszeitbestandteilen und einer damit verbundenen Reduzierung der Gesamtpersonalkosten. Zu den nicht refinanzierten Arbeitszeitbestandteilen zählen alle Arbeitszeiten, die nicht unmittelbar bei der Erbringung der Leistungen entstehen, also alle Zeiten außerhalb der Pflegezeit am Patienten. Das sind die Wegezeiten, die Dokumentationszeiten, die Organisations-/ Verwaltungszeiten und die Rüstzeiten. All diese Zeiten tragen nicht zum Umsatz bei, produzieren aber Kosten. Aus diesem Grund ist es enorm wichtig diese Zeiten in einem gesunden Verhältnis zueinander zu halten.

Die Reduktion nicht refinanzierter Organisationszeiten kann z.B. durch die Festlegung der Rüstzeiten (z.B.: 2x5 Minuten pro Tour) und die aktive Steuerung der Dokumentations- und Planungszeiten erreicht werden. Hierfür muss u.a. der Inhalt der Rüstzeit klar definiert sein und als eine pauschale Zeit vereinbart werden. Überschreitungen müssen im Soll-/ Ist-Vergleich korrigiert werden. Hierfür ist es unausweichlich eine verbindliche Absprache mit den Pflegekräften zu vereinbaren.

Ein weiteres Ziel sollte sein, die Anzahl der Touren zu optimieren und eine Auslastung der Touren, z.B. im Frühdienst zwischen 6:00 und 12:00 Uhr zu erreichen. Wenn z.B. zurzeit 12 Frühdiensttouren existieren und diese hauptsächlich 3-4 Stunden dauern (im Soll), dann sind hier auch 7 Touren á 6 Stunden oder 8 Touren á 5,25 Std. denkbar. Durch jede eingesparte Tour wird ein Teil der nicht refinanzierten Organisations- und Wegezeiten eingespart. Ein weiterer positiver Effekt ist, dass nun weniger sogenannte Teildienste erbracht werden müssen. Außerdem könnte bei gleichbleibender Kundenzahl die Anzahl der Fahrzeuge reduziert werden. An dieser Stelle sei ebenfalls erwähnt, dass in der Steuerung von Regiezeiten außerhalb der Einsatzzeiten weitere positive Effekte generiert werden können.

Darüber hinaus ist die Prüfung aller relevanten Kostenblöcke auf Optimierungsmöglichkeiten unabwendbar. Angefangen bei der Wahl der Fahrzeuge, über die Prüfung des Pflegeproduktlieferanten bis hin zum gewählten Mobilfunktarif.

Roman Tillmann ist geschäftsführender Partner und Christopher Floßbach Senior Berater bei der rosenbaum nagy unternehmensberatung GmbH. Mehr dazu unter: https://www.rosenbaum-nagy.de/

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