So bekommen Sie einen Überblick über Ihre Fuhrparkkosten

Zudem ist es leichter, die deutlich erhöhten Fahrzeugkosten in die Verhandlungen mit einzubeziehen, wenn die Anstiege transparent aufbereitet sind.

Viele Pflegeunternehmen arbeiten in diesem Bereich noch mit mehreren Excel-Tabellen. In der einen sind die Leasingdaten und Auslauftermine archiviert, in der anderen werden die KM-Laufleistungen überwacht, in einer weiteren die Termine für die Haupt- und Abgasuntersuchungen.

Manche pflegen dann noch gesonderte Notizen, in denen die individuellen Details der Fahrzeuge dokumentiert sind (z.B. Einlagerungsort Sommer-/Winterreifen). Trotz diesem manuellen Pflegeaufwand ist kostenseitig noch nichts aufbereitet. Wer sich über Excel auch noch einen Kostenüberblick schaffen will, erlebt den Effekt, dass die manuelle Aktualisierung der Daten so viel Zeit braucht, dass man zur Nutzung und Umsetzung der Ergebnisse gar nicht mehr kommt. Damit bleibt der größte Kostenblock nach den Personalkosten unübersichtlich und wächst aktuell in den Himmel.

Auch wenn man über Digitalisierung unterschiedlicher Auffassung sein mag, hilft sie im Bereich der Fahrzeugkosten erheblich. MeinFuhrpark.de ist beispielsweise ein cloudbasiertes System, das ohne Installationsaufwand sofort einsetzbar ist. Nur ein Internetbrowser und ein Zugang sind notwendig. Die Fuhrparkkosten werden in dem System verursachungsgerecht aufgeschlüsselt und sind damit eine große Hilfe bei der Darstellung von Mehrungen hinsichtlich der Sachkostendiskussion. Der Clou: Hier müssen keine Daten mühsam eingegeben werden. Es reicht, die notwendigen Belege wie z.B. Leasingvertrag etc. zu fotografieren und hochzuladen. Die laufenden Tankdaten kommen automatisch übermittelt vom Tankkartenanbieter dazu. Schon hat man einen optimalen Kostenüberblick.

Weiteres wichtiges Detail digitaler Systeme: die automatischen Hinweise auf Mehrungen und Kostenausreißer. Typische Fälle sind z.B. Mehr-KM-Ausreißer bei Leasingfahrzeugen oder Verbrauchsausreißer, wenn ein Fahrzeug deutlich mehr Sprit schluckt als der Normverbrauch. In diesem Zusammenhang ist der TCO (Total Cost of Ownership) eine bedeutsame Wirtschaftlichkeitskennzahl. Sie zeigt auf, was aus Gesamtkostensicht ein gefahrener Tourenkilometer mit dem jeweiligen Fahrzeug kostet. So kann man teurere Fahrzeuge einfach finden. Zudem vergleicht das System im Hintergrund stetig die realen TCO-Werte der angelegten Fahrzeuge mit dem jeweiligen Referenzwert des ADAC. Eine Abweichung wird als Kostenausreißer gemeldet. Eine bessere Überwachung der Fuhrparkkosten kann man sich nicht wünschen. Sie hilft nicht nur, Kostentreiber frühzeitig einzudämmen, sondern bringt fundierte Zahlen für die Darstellung von Anstiege als Grundlage für die Sachkostendiskussion gegenüber den Pflegekassen.

Autor Jürgen Ohr ist Leiter TRIAS Business Solutions und Initiator des Portals www.meinfuhrpark.de.

Weitere Informationen finden Sie im Special Fokus Fuhrpark & Mobilität.