Exklusiv

8 Punkte für eine effektive Tourenplanung

Zentrales Thema im ambulanten Dienst ist die Tourenplanung als Zusammenstellung der Vereinbarungen mit den Patient:innen und Vorgabe für den täglichen Arbeitsablauf der Mitarbeitenden.

Erst nach Norden oder nach Süden? Die Tourenplanung kann über den wirtschaftlichen Erfolg eines Pflegedienstes entscheiden. AdobeStock/Cakgan

Von Peter Wawrik  

 Touren gut planen und überprüfen ist daher eine wichtige Aufgabe und entscheidet u.a. über die wirtschaftliche Entwicklung des Pflegedienstes. Die meisten Betreiber:innen haben dafür inzwischen eine Software im Einsatz. Die kann aber nur unterstützen, wenn die Grundlagen klar sind. Vorab zwei Grundsätze:  

  • Zeit für den/die Patient:in, wenig Zeit im Auto und 
  • weite Wege bzw. Wege „hin- und herfahren“ möglichst vermeiden. 

 Kapazitäten für die Pflege gewinnen  

 Wie kann die Arbeitszeit der Mitarbeitenden in der Pflege organisiert werden? Wegezeiten zu reduzieren, die i.d.R. nicht refinanziert sind, bietet die Chance, Zeitkapazitäten für Pflege/Patient:innenversorgung zu haben oder zu gewinnen. Folgende Punkte sind für die Tourenplanung zu beachten: 

 

1. Richtig hinterlegte Adresse des Pflegedienstes: Wenn in der Software die falsche Adresse eingetragen ist, kann der Routenplaner die Touren nicht richtig darstellen/errechnen. 

2. Richtig hinterlegte Stammdaten (Adresse des/der Patient:in): Wenn statt Musterstr. 7 Musterweg 7 eingegeben ist, kann die Software Sie bei der Tourenplanung ggf. ins Nachbardorf leiten und eine längere Fahrzeit ausweisen. Sie wissen zwar, wo Herr „Mustermann“ wirklich wohnt. Die Tourenplanung berechnet aber mit falschen Ansätzen. 

3. Aktuell hinterlegte Zeiten für SGB XI- und SGB V-Leistungen/Privatleistungen: Softwarefirmen geben Empfehlungen über Leistungszeiten. Mehr aber nicht. Daher sollten Sie alle zwei bis drei Jahre die hinterlegten Zeiten prüfen, ob Sie ihrem Qualitätsverständnis entsprechen.   

4. Richtig hinterlegte Personalkosten (Fachleistungsstunde) des Mitarbeitenden: Wie hoch ist die Fachleistungsstunde eine:r Mitarbeiter:in? Diese einfache Frage führt in Beratungen/Seminaren immer zu interessanten Diskussionen. Ihre Software benötigt richtig hinterlegte Personalkosten der Mitarbeitenden, sonst sehen Sie bei der Tourenplanung in der Übersicht nur die Erträge, nicht aber die Aufwendungen.   

 Rüstzeit bei den Touren einplanen  

5. Rüstzeit am Anfang und Ende der Tour: Die Tour fängt an und endet i.d.R. im Pflegedienst, wenn dies so vereinbart ist und die KFZ dort zentral stehen. Oder sie fängt bei der/dem ersten Patient:in an und endet bei der/dem letzten Patient:in, wenn Mitarbeiter:innen die KFZ mit nach Hause nehmen können. Für die Tourenplanung sollte jede Tour mit einer Rüstzeit beginnen und enden.  

6. Visualisierungsmöglichkeit der Tour am PC: Selbst wenn Sie sich gut in den Stadtvierteln oder Dörfern auskennen: Nutzen Sie die Möglichkeit, sich Ihre Tourenplanung am PC „anzusehen“, um evtl. die Reihenfolge der Patient:innen zu verändern und Wegezeiten zu reduzieren.

7. Zeitkorridor in Verträge, Flyer, Homepage etc. einfügen: Ambulante Pflege kann nicht „pünktlich“ sein. Vereinbaren Sie daher „relative Pünktlichkeit“/Zeitkorridore, innerhalb dieser die Versorgung stattfindet. Kommunizieren Sie dies auch in Beratungen/Dienstbesprechungen.

8. Soll-Ist-Abgleich täglicher Tourenplanung: Gut planen heißt auch, die Tourenplanung regelmäßig mit Ist-Zeiten überprüfen. Abweichungen müssen Mitarbeitende erklären. 

Praxistipps 

  • Haben Sie die Fahrzeitquote einmal errechnet oder sich von der Software anzeigen lassen? 
  • Hinterlegen Sie Fachleistungsstunde/Personalkosten Mitarbeitender nach Berufsgruppe „examinierte Pflegefachkraft“/„Pflegekraft“/ „Betreuungskraft“/„Hauswirtschaftskraft“ 
  • Klären Sie Ihr Versorgungsgebiet, wo Sie hinfahren/wo nicht  
  • Suchen Sie Kooperationspartner:innen außerhalb Ihres Versorgungsgebietes