Exklusiv

Die monatliche Betriebswirtschaftliche ­Auswertung

Zeitnahe und belastbare BWA: Der Beitrag zeigt, warum eine betriebswirtschaftliche Auswertung nicht erst Wochen später, sondern bereits zum Monatsende vorliegen sollte – idealerweise als „Schnell‑BWA“ mit sofort verfügbaren Deckungsbeiträgen. Zudem wird erläutert, welche Plausibilitätsprüfungen für eine korrekte BWA unerlässlich sind und wie Erlöse, Aufwendungen, Abschreibungen, Rückstellungen und Steuern unterjährig sachgerecht zugeordnet werden.

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von Rainer Berg

Die BWA muss zeitnah vorliegen. Aus Sicht der „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ würde es ausreichen, wenn diese zum Ende des zweiten auf den Buchungsmonat folgenden Monats erstellt ist. Betriebswirtschaftlich im Sinne des Controllings reicht dies nicht aus. Eine „richtige“ BWA sollte nach einem Monat vorliegen.

Es geht noch besser, mit der „Schnell-BWA“! Ihnen liegen zum Monatsende Informationen zu den abzurechnenden bzw. abgerechneten Leistungen sowie zu den Personalkosten vor – letztere in Form einer Arbeitgeber-Personalkostenliste. Hieraus errechnen Sie den Deckungsbeitrag I (Erlöse – Personalkosten). Die Sachkosten setzen Sie mit einem Durchschnittswert an. So erhalten Sie den Deckungsbeitrag II, das Betriebsergebnis (Deckungsbeitrag I – Sachkosten) – schneller geht es nicht!

Die richtige BWA – Sie ­betrachten die Auswertung zunächst auf ­Plausibilität:

  1. Stimmen die gebuchten Erlöse mit den abgerechneten Leistungen (Rechnungen) überein?
  2. Sind auffällige, nicht erklärbare Abweichungen bei den Erlösen und Aufwendungen sichtbar?

Zu 1. Beachten Sie hierbei: Die Rechnungen werden im „Folgemonat“ des Leistungsmonats geschrieben. Die Erlöse sind buchhalterisch dem Leistungsmonat zuzuordnen. Dies gilt natürlich nur, wenn eine Abrechnungsgrundlage (Vertrag ggf. Genehmigung) vorliegt. Bei noch nicht genehmigten Leistungen sind diese auch nicht den Erlösen zuzuordnen.

  1. Sämtliche Aufwendungen dem ­Monat zugerechnet gebucht,
  2. Abschreibungen monatsanteilig zugeordnet,
  3. Rückstellungen unterjährig berücksichtigt,
  4. Steuern in einem ausreichenden Maße berücksichtigt sind

Zu 1. Aufwandsrechnungen sollten kreditorisch gebucht werden – das heißt bei Rechnungseingang, nicht bei Zahlung! Aufwendungen, die für einen längeren Zeitraum gezahlt werden (z. B. Versicherungsbeiträge) werden den Monaten zeitanteilig buchhalterisch zugeordnet.

Zu 2. Abschreibungen (z. B. auf PKW) sollten bereits monatsanteilig, ggf. kalkulatorisch, gebucht werden – nicht erst im Rahmen des Jahresabschlusses.

Zu 3. Zwei Beispiele:

  1. Für auflaufende Überstunden und Urlaubansprüche, insbesondere wenn diese einen akzeptablen Rahmen überschreiten, sollten Rückstellungen unterjährig gebucht werden.
  2. Werden Sonderzahlungen (Personal)im vierten Quartal fällig, dann anteilig Aufwendungen bereits vorab einbuchen.

Zu 4. Steuernachzahlungen sollten Sie nicht überraschen! Hierzu zwei Maßnahmen:

  1. Sie lassen die Vorauszahlungen zeitnah der wirtschaftlichen Entwicklung anpassen.
  2. Zumindest buchhalterisch werden (auch unterjährig) Rückstellungen für Nachzahlungen gebucht.

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