Der private Dienstwagen

In der Regel stellen Pflegedienste aber ihren Mitarbeitern Dienstwagen, mit denen die Patienten aufgesucht werden können. Hier ist es wichtig, dass Regeln und Absprachen dafür gelten beziehungsweise vereinbart sind.  Die Regeln sind häufig in einer Dienstvereinbarung Kfz beschrieben, in der beispielsweise vereinbart ist, dass der Führerschein alle sechs Monate vorzulegen ist, dass der Fahrer ein Fahrtenbuch führen und sich um die Sauberkeit des Kfz kümmern muss, wie das Verhalten in einer Unfallsituation stattzufinden hat, etc. Zu klären ist weiterhin auch die Frage, welches unternehmerische Modell für den Fahrdienst bisher (und in Zukunft) gelten soll. Derzeit gibt es zwei Ansätze in Deutschland.

1. Das Modell „Zentraler Parkplatz“

Sie haben als Pflegedienst einen nahegelegenen Parkplatz, der Ihren gesamten Fuhrpark beherbergen kann. Morgens, mittags, nachmittags und abends findet auf dem Parkplatz häufig ein Kfz-Wechsel von Mitarbeitern statt, die mit ihrem privaten Kfz kommen, in die Büroräume des Pflegedienstes gehen, Unterlagen holen und dann in den Dienstwagen umsteigen.

Vorteil dieses Modells ist die Überschaubarkeit des Fuhrparks an einem Ort, die einfache Austauschmöglichkeit der Kfz beziehungsweise die Nutzung eines Kfz durch verschiedene Mitarbeiter, die zum Beispiel in Teilzeit tätig sind.Und im Rahmen zukünftiger E-Mobilität können an einem zentralen Parkplatz Ladesäulen errichtet werden.

Nachteil dieses Modells ist der erhöhte Kfz-Verkehr zu „Stoßzeiten“, die zusätzlichen Rüstzeiten im Büro (die geplant, aber zeitlich definiert werden sollten), der ökonomische und ökologische Mehraufwand, wenn Mitarbeiter z.B. mit ihrem Kfz von Zuhause beim Patienten vorbeifahren, um nach dem Kfz-Tausch wieder den halben Weg zurück fahren zu müssen.

2. Das Modell „Dezentrale Nutzung des Fuhrparks“

Bei diesem Modell nehmen die Mitarbeiter den Dienstwagen mit nach Hause (bereits hier der Hinweis: Steuerpflicht klären!) und die Tour kann beim ersten Patienten anfangen. Der Mitarbeiter kommt entweder im Laufe des Tages in den Geschäftsräumen des Pflegedienstes vorbei, wenn diese auf dem Weg liegen. Ansonsten manchmal je nach Region auch nur ein bis zweimal die Woche, beispielsweise zur Dienstbesprechung.

Vorteil dieses Modells ist die Möglichkeit, die Tourenplanung effizienter zu gestalten. Mitarbeiter können bei diesem Modell ein Kfz für den Früh- und Spätdienst teilen, wenn sie zum Beispiel in einem gemeinsamen Dorf wohnen. Die Kommunikation untereinander erfolgt über die mobilen Daten-Handys. Nachteile sind die geringere Flexibilität im Kfz-Tausch und ein erhöhter Aufwand bei notwendiger Reparatur oder Wartung und dem damit verbundenen Autotausch.

Der attraktive Pflegedienst der Zukunft

Neben einem fairen Gehalt, einer generations- und lebensphasenorientierten Personalpolitik, einer situativen Führung der Führungskräfte u.a. sind es auch individuelle und unterschiedliche Angebote, wie ein Kinderbetreuungszuschuss oder die Möglichkeit, ein Kfz dienstlich und auch privat nutzen zu können. Was bietet Ihr Pflegedienst Ihren Mitarbeitern? Stellen Sie u.a. auch Dienstwagen zur Verfügung? Und können Mitarbeiter den Dienstwagen mit nach Hause nehmen? Auch privat nutzen?

Die Überlassung des Dienstwagens auch für die private Nutzung ist ein aktuell gefragtes Thema, bedarf aber einiger Klärungen, sowohl für den Mitarbeiter als auch den Arbeitgeber. Beginnen wir mit den Vorteilen für den Mitarbeiter, wenn ein Dienstwagen auch mit nach Hause genommen und privat genutzt werden darf:

• Der Mitarbeiter kann alternativ zum Dienstbeginn im Pflegedienst direkt von Zuhause zur ersten Tour starten und spart sich somit Wegezeit und Kosten zur Arbeit.
• Der Mitarbeiter kann den Dienstwagen zu privaten Zwecken nutzen (wird oft als Benefit angesehen) – denn einen großen Teil der Kfz-Kosten und des Risikos (Versicherung) trägt der Arbeitgeber.
• Der Mitarbeiter benötigt evtl. gar kein eigenes weiteres privates Kfz.

Aber auch für Sie als Arbeitgeber hat die Überlassung der Nutzung von Dienstwagen zu privaten Zwecken Vorteile:

• Sie erhöhen Ihre Attraktivität als Arbeitgeber.
• Sie werben mehr für Ihren Pflegedienst: Ihre Mitarbeiter sind mit dem Dienstwagen unterwegs und machen kostenfreie Werbung (sofern Ihr Dienstwagen attraktiv beschriftet wurde – eine absolute Empfehlung).
• Sie lösen ein Problem und vermeiden dauerhaften Ärger mit der Nachbarschaft, wenn Sie keinen oder nur einen kleinen zentralen Stellplatz an Ihrem Pflegedienst haben. Ihre Dienst-Kfz können bei Ihren Mitarbeitern geparkt werden.
• Sie verbessern Ihre Tourenplanung: Sie können Zeit einsparen, indem Ihre Mitarbeiter zu Arbeitsbeginn direkt zum nächst gelegenen Patienten fahren und keinen Umweg über den Pflegedienst nehmen müssen.

Wie klingt das? Tatsächlich gibt es heute schon eine Reihe von Pflegediensten, die dies so ihren Mitarbeitern anbieten. Es gibt aber auch bei der Überlassung eines Dienstwagens (auch zu privaten Zwecken) einige Herausforderungen oder Nachteile, die gelöst werden wollen (vor allem unter Betrachtung kommender E-Kfz):

• Klären Sie den steuerlichen Aspekt bei der Überlassung von Kfz zu privatem Zweck. Das Finanzamt sieht einen geldwerten Vorteil in der Überlassung, der versteuert werden muss.
• Klären Sie noch vor Abschluss der Dienstvereinbarung, wer welche Kosten bei der Überlassung von Kfz zu privatem Zwecke trägt.
• Klären Sie, ob Sie die Dokumentation der Kfz-Nutzung über ein Fahrtenbuch oder die 1%-Regelung abbilden möchten (Bei E-Kfz gilt neu die 0,5%- Regelung). Seien Sie sich beim Führen des Fahrtenbuches des zusätzlichen Dokumentationsaufwandes bewusst.
• Regeln Sie vertraglich, wie mit dem Kfz umgegangen wird, wenn der Mitarbeiter länger krank ist oder Urlaub hat.
• Achten Sie in jedem Fall darauf, dass Sie eine steuerliche Klarheit haben und Sie dem Finanzamt die richtigen Angaben übermitteln. Führen Sie auch ein Fahrtenbuch zur Dokumentation dann, wenn das Auto selten oder gar nicht für private Zwecke genutzt wird, jedoch im Vertrag dafür überlassen wurde.
• Besprechen Sie mit Ihrem Mitarbeiter noch vor Abschluss der Dienstvereinbarung, ob er überhaupt einen Dienstwagen privat nutzen möchte (Ist ein Stellplatz vorhanden? Bei E-Kfz: Wäre ein Aufladen möglich?)
• Bei Überlassung des Dienst-Kfz auch für private Zwecke gilt wie immer, dass das Kfz sauber (innen und außen) gehalten wird – Es spiegelt Ihr Image wider!

Peter und Lukas Wawrik sind Unternehmensberater bei der Unternehmensberatung ambulante und teilstationäre Pflege Wawrik Pflege Consulting. https://wawrik-pflege-consulting.de/

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