Der TI-Fahrplan der Johanniter-Unfall-Hilfe

Von Sandra Deutsch und Conrad Szudra

Pflegeeinrichtungen stehen vor der Herausforderung, sich in die Telematikinfrastruktur zu integrieren, um die Versorgung der von ihnen betreuten Menschen effizienter und sicherer zu gestalten. Doch was genau bedeutet die Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI), welche Vorteile bringt sie mit sich und welche Herausforderungen gilt es zu bewältigen?

Für die Johanniter-Unfall-Hilfe begann der Weg in die TI 2021 mit der Teilnahme eines Pflegedienstes in Sachsen am Modellvorhaben nach § 125 SGB XI zur Einbindung von Pflegeeinrichtungen an die Telematikinfrastruktur. Schnell wurde uns klar, dass es erhebliche Ressourcen fordern wird, um unsere fast 250 ambulanten, teil- und vollstationären Pflegeeinrichtungen in Deutschland in die neue Datenautobahn im Gesundheitswesen zu integrieren. Zunächst mussten organisatorische Entscheidungen getroffen werden: Wer kümmert sich um die Anbindung, IT-Abteilung oder die Fachabteilung Pflege? Soll sich jeder unserer Landesverbände eigenständig um die Anschlüsse kümmern oder soll es eine zentrale Anlaufstelle geben? Schlussendlich wurde die Entscheidung getroffen, ein bundesweit tätiges „Team Telematikinfrastruktur“ mit drei Mitarbeitenden aufzustellen, um Wissen zu bündeln und eine Schnittstelle zwischen IT und Fachbereich zu bilden.

Denn die TI vereint technische Grundlagen mit aktuellen pflegerischen Prozessen. In einem ersten Schritt wurden daher zunächst alle Einrichtungsleitungen und die Kollegen und Kolleginnen in den verschiedenen IT-Abteilungen zum Thema TI geschult, um ein gemeinsames, grundsätzliches Verständnis zu schaffen. Gerade Mitarbeitende, deren Fokus nicht im technischen Bereich liegt, wollten wir von den Potenzialen und Möglichkeiten überzeugen. Die Schulungen fanden in einem Zeitraum von zwei Monaten wiederholt an mehreren Tagen statt. Küftig werden wir eine Art Sprechstunde einführen, um neue Kolleginnen und Kollegen aus der Pflege mit dem Thema vertraut zu machen bzw. veraltetes Wissen aufzufrischen.

Nachdem wir alle „an Bord“ hatten, mussten wir noch den für uns passenden Anbieter finden. Leider stellte sich während des Modellvorhabens heraus, dass der von uns gewählte Partner unsere Erwartungen nicht erfüllen konnte. Also mussten wir erneut auf die Suche gehen und haben Kriterien festgelegt, nach denen wir den neuen Anbieter auswählen wollten:

Interoperabilität: Kann das System des Anbieters nahtlos mit unserer komplexen IT-Infrastruktur zusammenarbeiten. Insbesondere große Träger sollten vor einem Vertragsabschluss intensiv mit dem Anbieter die Kompatibilität besprechen und testen.

• Support: Bekommen wir klare Ansprechpartner und Reaktionszeiten für den Support genannt? Wie ist der Support zwischen TI und Pflegesoftware geregelt (es ist nicht immer sofort ersichtlich, ob das Problem in der TI oder in der Pflegesoftware liegt)?
• Erfahrung: Hat der Anbieter bereits Erfahrungen in der Pflegebranche machen können? Das ist wichtig, um die Bedarfe und Bedürfnisse zu verstehen. Schließlich macht es einen großen Unterschied, ob ambulant versorgt wird und zukünftig mobile Lösungen benötigt werden, oder ob mit einem Anschluss mehrere stationäre Wohnbereiche abgebildet werden müssen.
• Kosten: Natürlich spielt auch die Wirtschaftlichkeit eine erhebliche Rolle, da unsere Pflegedienste alle Kosten für die TI erst einmal vorstrecken müssen. Diesen Druck wollten wir soweit minimieren, dass die gesetzlich festgelegten Erstattungsbeträge unsere Kosten (einmalige und laufende Betriebskosten) auch zu 100 % abdecken.
• Alles aus einer Hand: Natürlich wollten wir keine veraltete Einbox-Konnektor-Lösung mehr haben, sondern die Konnektoren über die Rechenzentren des Anbieters laufen lassen. Dementsprechend war „TI as a Service“ (TIaaS) die ideale Lösung für uns. Zu unserem Vorteil hatten dies alle in Frage kommenden Anbieter im Portfolio.

Genau zu diesem Zeitpunkt kam unser Pflegesoftwarehersteller mit der Möglichkeit zum TI- Anschluss auf uns zu. Dies war für uns der „Best Case“, denn wir hatten bereits langjährige Erfahrung in der Zusammenarbeit und konnten uns darauf verlassen, dass ein übergreifender Support gewährleistet werden kann. Grundsätzlich ist der Weg über den eigenen Softwarehersteller sinnvoll und empfehlenswert.

Als der TI-Anbieter feststand, musste noch geklärt werden, wie viele KIM-Adressen jede Einrichtung wirklich benötigt und wie die Namensstruktur unserer Adressen aussehen soll. Dabei haben wir uns für eine Premium-Domain entschieden, um im Verzeichnisdienst als Johanniter deutlich erkennbar zu sein. Bei der Anzahl der Adressen haben wir uns zunächst auf eine Adresse pro Einrichtung beschränkt, mit der Option bei entsprechendem Bedarf aufzustocken.

Um Mitarbeitende vor Ort weiter zu entlasten, wurden die Kartenterminals vom Team Telematikinfrastruktur vorkonfiguriert, sodass diese in den Einrichtungen nur noch an Strom und Internet angeschlossen werden mussten. Den eigentlichen Anschluss an die TI konnte dann wieder das Team Telematikinfrastruktur selbstständig durchführen.

Nach erfolgreicher technischer Anbindung haben wir jede Einrichtung einzeln geschult, indem wir den Mitarbeitenden das KIM-Postfach und die Anwendungsmöglichkeiten in der Pflegesoftware erklärt haben. Trotzdem waren die ersten echten Schritte in der Anwendung des KIM-Fachdienstes noch etwas verhalten.

Um unseren Pflegediensten und stationären Einrichtungen den Einstieg zur Nutzung, insbesondere des KIM-Fachdienstes zu ermöglichen, hatten wir einen Serienbrief zur Abfrage von KIM-Adressen und vor allem zur KIM-Nutzung der Ärzteschaft entwickelt und unseren Einrichtungen empfohlen, sich mit bekannten Arztpraxen im Vorfeld zu vernetzen und den gegenseitigen KIM-Versand zu testen. Oftmals erfolgte dann leider auch die sinngemäße Antwort: Das nutzen wir nicht, bitte schicken Sie uns ein Fax. Dieser „rote Faden“ zieht sich leider durch alle unsere Einrichtungen die uns zurückmelden, dass sehr viele Ärzte nicht dazu bereit sind, den KIM-Fachdienst zu nutzen und teilweise auch nicht wissen, was es mit der Telematikinfrastruktur auf sich hat.

Ein weiterer Anwendungsfall für den KIM-Fachdienst ist die vollelektronische Abrechnung von Pflegesachleistungen seit dem 1.4.2025. Dabei werden alle rechnungsbegründenden Unterlagen inklusive Leistungsnachweis via KIM an die Kassen bzw. Abrechnungszentren übermittelt. Leider war auch hier der Start mit einigen Hürden und Stolpersteinen versehen. So gab es keine Informationen von den Kassen zu dem neuen Verfahren und es war nicht immer ersichtlich, an welche Adressen die Unterlagen zu schicken sind. Wir haben dies in zahlreichen Arbeitsstunden selbst recherchiert und eigenständig bei den Kassen erfragt, da insbesondere der Prozess, bei dem Abrechnungszentren involviert sind, sich nicht klar skizzieren ließ. Häufig haben wir auch in diesem Zusammenhang von Mitarbeitenden der Kassen bzw. Abrechnungszentren die Frage gestellt bekommen, was denn eigentlich diese KIM-Adresse sei.

Dennoch hatten wir mit dem Pflegedienst Seevetal in der Erprobungsphase sehr gute und vor allem erfolgreiche Erfahrungen in der testweisen Abrechnung im ersten Quartal 2025 sammeln können, sodass wir überzeugt sind, mit der  eAbrechnung ein echtes Stück bürokratischer Entlastung in unseren Einrichtungen etablieren zu können.

Von der elektronischen Patientenakte erhoffen wir uns vor allem ein Learning aus vorangegangenen Verfahrens- und Kommunikationsfehlern. Zum einen wurden in der Vergangenheit Prozesse der TI-Anbindung 1:1 von der Ärzteschaft auf die Pflege übertragen ohne die Besonderheiten des Pflegesektors zu berücksichtigen. Dazu gehört die Notwendigkeit eines Heilberufeausweises, obwohl es keine konkrete Anwendung dafür im pflegerischen Bereich gibt. Oder die Tatsache, dass auch die Telematikinfrastruktur häufig in Sektoren gedacht wird. Formate, in denen sich Ärzte, Pflege, Heilmittelerbringer, Pflegekassen und andere begegnen, um die intersektorale Kommunikation zu „üben“, gibt es viel zu wenig.

Bei der Einführung der ePA gibt es also noch genügend Potenzial, um diese für unsere Einrichtungen zielgerichtet und letztlich vor allem zum Wohl der von uns betreuten Menschen bestmöglich einsetzen zu können. Für unsere Pflegeeinrichtungen liegt der Fokus einer zweckdienlichen ePA insbesondere im Medikationsmanagement, im Informationsaustausch bei Überleitungssituationen und Verordnungsübersichten.

Dies erfordert unserer Ansicht nach ganz klare Strukturvorgaben für die Primärsystemhersteller von Pflegesoftwares und auch erhöhten Aufklärungsbedarf seitens des Gesetzgebers gegenüber den Versicherten, um diesen die Vorbehalte/Ängste insbesondere vor Kontrollverlust über ihre Daten zu nehmen und die Vorteile beispielhaft hervorzuheben.

Fazit: Beginnen Sie klein und wachsen Sie gemeinsam mit der TI! Viele Dinge können Sie im Nachgang dazubuchen. Und dann gilt es, Ärzten, Apotheken und Pflegekassen klar zu machen, dass die Pflege bereit ist, die Potenziale der TI voll auszuschöpfen!

Sandra Deutsch ist Teamleitung Telematikinfrastruktur bei der Johanniter-Unfall-Hilfe, Berlin. Conrad Szudra arbeitet im TI-Team der Johanniter-Unfall-Hilfe.

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