Flottenkosten im Blick behalten

Für die immer größer werdende Anzahl von Mitarbeitern der Pflegedienste ist der Dienstwagen nicht nur Arbeitsmittel, sondern auch Motivation und Wertschätzung. Trotzdem wird dieser Bereich in den Pflegediensten häufig vernachlässigt. Doch dies kann teuer werden.

Die Fuhrparkkosten in den Pflegediensten errechnen sich wie folgt (siehe Kostenpositionen lt. betriebswirtschaftlicher Auswertung–BWA):

• Leasingkosten oder bei Kauf die Abschreibung (nur für PKW)
• Kfz-Versicherung
• Kfz-Steuer
• laufende Betriebskosten (Kraftstoff)
• Kosten für Kfz-Wäsche und Kfz–Pflege
• Wartungskosten (Inspektionen, Reparaturen)

Hinzu kommen gegebenenfalls:

• Erstattung von Kilometergeld bei dienstlicher Nutzung von Privatfahrzeugen
• Mietkosten bei der Nutzung von Fremdfahrzeugen

In nahezu jedem Pflegedienst sind deutliche Optimierungspotenziale zur Kostenreduzierung des Fuhrparks vorhanden. Um diese zu erkennen, sollten die genannten Kostenpositionen auf Optimierungsfähigkeit überprüft werden:

• Leasing oder Kauf (ggf. mittels Finanzierung)
• Aushandeln von Sonderkonditionen bei Anschaffung des Fuhrparks
• Nutzung von steuerlichen Vorteilen und Kaufprämien
• Tankstellenkonditionen
• Versicherungskonditionen

1. Leasing oder Kauf

Oft heißt es, Leasing ist die steuerlich bessere Entscheidung, was zwar häufig, aber nicht zwangsläufig der Fall ist. Denn unter Berücksichtigung der individuellen Gegebenheiten des einzelnen Pflegedienstes kann die Entscheidung durchaus unterschiedlich ausfallen. Beim Kauf erwirbt der Pflegedienst immer das zivilrechtliche Eigentum am Fahrzeug. Diese Tatsache berechtigt ihn, mit dem Fahrzeug tun und lassen zu können, was er möchte.

Ein Leasingvertrag ist hingegen mit einem Mietvertrag vergleichbar. Das Fahrzeug bleibt zivilrechtlich Eigentum des Leasinggebers. Damit sind die Rechte des Pflegedienstes als Leasingnehmer bei der Nutzung eingeschränkt. Somit besteht beim Leasing eines Fahrzeuges nicht die uneingeschränkte Wahlmöglichkeit, Reparaturen in einer freien Werkstatt durchführen zu lassen. Auch sind die Wartungsintervalle für die geleasten Fahrzeuge unbedingt einzuhalten.

Beim Kauf wird der Anschaffungspreis sofort in einer Summe fällig. Wenn die liquiden Mittel nicht vorhanden sind, muss eine Finanzierung in Anspruch genommen werden. Die monatliche Belastung hängt hier von der Laufzeit des Kredites und den Zinsen ab.

Im Vergleich zur monatlichen Kreditrate hat das Leasing hier mitunter Vorteile. Da der Leasinggegenstand nicht voll finanziert werden muss, sind die fälligen Leasingraten in vielen Fällen geringer. Der Leasinggeber kalkuliert die Leasingraten unter Berücksichtigung der Nutzungsdauer, des Nutzungsverhaltens und des zu erwartenden Wertes bei der Rückgabe des Fahrzeuges. Wie bei einer Anzahlung in Verbindung mit einer Kreditfinanzierung kann die monatliche Leasingrate durch eine Sonderzahlung gesenkt werden. Leasingraten stellen monatliche Betriebsausgaben dar, die in voller Höhe den Gewinn des Pflegedienstes mindern.

Im Gegensatz dazu ist die monatliche Kreditrate bei einem Kauf mittels Finanzierung nicht in voller Höhe als Betriebsausgabe gewinnmindernd abziehbar, da sie einerseits in einen Betrag für die Tilgung und andererseits in einen Betrag für die Zinsen aufzuteilen ist. Nur in Höhe der Zinsen liegen gewinnmindernde Betriebsausgaben vor. Zusätzlich zu den Zinsen wirken sich bei einem Kauf mittels Finanzierung jedoch die ­Anschaffungskosten des Fahrzeuges über die übliche Nutzungsdauer von sechs Jahren als Abschreibung gewinnmindernd aus.

Wer ein Betriebsvermögen von 235 000 Euro nicht überschreitet oder bei sogenannter Einnahmen-Überschuss-Rechnung einen Gewinn von nicht mehr als 100 000 Euro erwirtschaftet, kann beim Kauf mit der Bildung eines Investitionsabzugsbetrages (IAB) Steuerzahlungen in die Zukunft verlegen.

Für die geplanten Investitionen in den Fuhrpark können vorab 40 Prozent der voraussichtlichen Anschaffungskosten (maximal 200 000 Euro) vom steuerlichen Gewinn abgezogen werden. Die durch die geringeren Steuern freigewordenen Gelder können dann zur Finanzierung der geplanten Investitionen eingesetzt werden.

Hinweis: Neben den genannten Abschreibungsmöglichkeiten ist für die Entscheidung bezüglich der Anschaffungsart das Hinzuziehen eines Steuerberaters empfehlenswert, da nur eine Kalkulation mithilfe konkreter Zahlen Aufschluss über die Rentabilität der beiden Optionen gibt.

Was sonst noch zu beachten ist

Zusätzlich zu den steuerlichen Gesichtspunkten gibt es jedoch auch Entscheidungsschwerpunkte, die sich nicht in Zahlen und Steuerersparnis ausdrücken. Ein Vorteil des Leasing ist, dass das Fahrzeug nach drei oder vier Jahren an den Leasinggeber zurückgegeben und gegen ein neues, gegebenenfalls auf geänderte Bedürfnisse angepasstes Fahrzeug, ausgetauscht werden kann.

Nachteilig ist beim Leasing jedoch, dass sich ein vorzeitiger Ausstieg aus dem Leasingvertrag meist als kompliziert bzw. kostspielig erweist und bei Rückgabe des Fahrzeuges hohe Kosten entstehen können.

Beim Kauf eines Fahrzeugs verringert sich die Liquidität bzw. bei Aufnahme eines Kredites sinkt die Eigenkapitalquote des Pflegedienstes, wodurch die Bonität bei einem Schufa-Eintrag anders bewertet wird. Dabei ändert sich das sogenannte Scoring, welches die Anzahl der laufenden Darlehen angibt. Das wiederum kann sich negativ auf künftige Kreditverhandlungen auswirken.

2. Aushandeln von Sonderkonditionen

Sowohl bei Kauf (Finanzierung), als auch beim Leasing bieten sich besondere Konditionen an, wenn es um die Anschaffung einer ganzen Flotte geht. Mit Großkunden- oder Flottenleasingverträgen sind oftmals sehr hohe Rabatte auf die unverbindlichen Preisempfehlungen von zum Beispiel 20 Prozent möglich. In jedem Fall sind die Kosten durch einen Mengenrabatt deutlich geringer als beim Einzelkauf. Dabei müssen nicht einmal alle Fahrzeuge gleichzeitig angeschafft werden, wenn zuvor entsprechende Absprachen mit dem Autohaus oder Leasinggeber getroffen worden sind.

3. Nutzung von steuerlichen Vorteilen und Kaufprämien

Auch steuerliche Vorteile und Kaufprämien können die Entscheidung zu Investitionen in den Fuhrpark bei Pflegediensten beeinflussen und sollten immer geprüft werden. Gerade in der Pflegebranche erlangt der Einsatz von Hybrid- oder Elektrofahrzeugen immer größere Bedeutung.

4. Tankstellenkonditionen

Mit räumlich naheliegenden Tankstellen können günstigere Konditionen durch Tankkarten vereinbart werden. Unter Umständen sind so Spartarife von einigen Cent pro getankten Liter Kraftstoff möglich. Das lohnt sich besonders für Vielfahrer.

Doch eine Tankkarte kann nicht nur Geld, sondern auch wertvolle Zeit sparen. Dadurch, dass sie wie eine Kreditkarte funktioniert, die das bargeldlose Bezahlen möglich macht, erleichtert die Tankkarte der Buchhaltung die Arbeit. Das Nachfragen und Aufbereiten von Bons entfällt und alle Umsätze sind bequem online beim Anbieter der Tankkarten einsehbar. Daneben wird es den Mitarbeitern abgenommen, ständig finanziell in Vorleistung zu gehen. Um herauszufinden, welche Tankkarte die richtige für das Unternehmen ist, lohnt ein genauer Vergleich. Denn oftmals unterscheiden sich die Angebote im Detail, beispielsweise hinsichtlich der Treibstoffabnahmemenge oder der Anzahl der genutzten Karten.

Doch Achtung: Nutzt ein Arbeitnehmer die Tankkarte auch privat, gilt dies als Arbeitslohn, der zu versteuern ist. Steuerfrei können jedoch Benzingutscheine sein, sofern sie im Monat den Betrag von 44 Euro nicht übersteigen. Allerdings verringert sich beim Arbeitnehmer korrespondierend dazu der Werbungskostenabzug.

5. Versicherungskonditionen

Ein Vergleich von Kfz-Versicherungsangeboten sollte zum Standard gehören, da zwischen den Angeboten teilweise erhebliche Preisunterschiede liegen. Hierbei ist es wichtig, die Nutzung und Unterbringung der Fahrzeuge genau zu beschreiben und mit dem Anbieter zu besprechen. Die Verkürzung der Kündigungsfrist im jeweils letzten Quartal eines Jahres auf einen Monat und die Überlegung, ob gegebenenfalls Schäden zurückgekauft werden können, um die Prämie im Folgejahr zu verringern, gehört ebenfalls dazu.

Martina Becker ist Steuerberaterin im ETL ADVISION-Verbund aus Berlin, spezialisiert auf Steuerberatung in der Pflegebranche. https://www.etl-advision.de

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