Management

Papierchaos bewältigen: Zwischen Abrechnung und Kostenaufstellung einen kühlen Kopf bewahren

Verträge, Rechnungen und Belege – bei einer Unternehmensgründung werden Existenzgründer mit zahlreichen Dokumenten konfrontiert. Gerade zu Beginn häufen sich die Rechnungen für Beantragungen und Investitionen, so dass man leicht den Überblick verlieren kann.

Grafik: SozialFactoring GmbH

Von Andreas Dehlzeit

Deshalb ist es hilfreich alle anfallenden Kosten frühzeitig zu dokumentieren und auch weitere mögliche Kosten einzukalkulieren. Zudem sollte man sich direkt zu Beginn über die Abrechnungsmodalitäten für Leistungserbringer informieren und entscheiden, ob man die Leistungen selbst abrechnet oder ein Abrechnungszentrum nutzen möchte.

Die Gründungskosten

Eine Unternehmensgründung bedeutet hohe Investitions- und Anfangskosten, weshalb ein großzügiges finanzielles Polster für den Start von Vorteil ist. Neben dem Eigenkapital, das z. B. für die Gründungsform einer GmbH benötigt wird, fallen in der Regel Kosten für Anträge bei Behörden, Vertragsprüfungen oder auch für Beratungsleistungen z. B. durch Steuerberater, Anwalt und Notar an.

Damit die Arbeit möglichst zügig aufgenommen werden kann, kommen zeitnah Kosten für Räumlichkeiten wie Kaution, Kaufgebühren oder Maklergebühren sowie die Einrichtung inklusive Technik hinzu. Zudem fallen Beträge für das Leasing oder den Kauf des Fuhrparks für den mobilen Pflegedienst sowie die Erstausstattung mit Pflegehilfsmitteln, Schutz- und Arbeitskleidung an.

Nach der Gründung muss der ambulante Pflegedienst verschiedene sogenannte laufende Kosten decken. Dazu zählen unter anderem die Miete oder Pacht für die Räumlichkeiten, Löhne, Gehälter und Versicherungsbeiträge für die Mitarbeiter:innen sowie Steuern und Versicherungen wie Haftpflicht- und Unfallversicherung.

Je nachdem können noch Mitgliedsbeiträge für Berufsverbände oder Zertifizierungen hinzukommen. Laufende Kosten entstehen in der Regel auch im Bereich IT und Technik z. B. für Telefon, Internet und spezielle Software zur Tourenplanung oder Abrechnung.

Die Abrechnung

Ambulante Pflegedienste erbringen Leistungen, die nach SGB V und SGB XI mit den Kranken- und Pflegekassen abzurechnen sind. Pflegedienstbetreiber können diese Leistungen entweder selbst abrechnen oder ein Abrechnungszentrum nutzen. Viele Dienste lassen ihre Pflegeleistungen über einen Abrechnungsdienstleister abrechnen, um damit auch das Mahnwesen auszulagern.

Häufig erstellen Abrechnungszentren jedoch nur ein standardisiertes Mahnschreiben, das die Besonderheiten der Leistungserbringung nicht berücksichtigt und daher in der Praxis häufig dazu führt, dass sich der Pflegedienst mit Reklamationen und Korrekturen der Kranken- und Pflegekassen doch noch selbst auseinandersetzen muss, um an sein Geld zu kommen. Erschwerend kommt hinzu, dass Abrechnungszentren völlig neue Rechnungsnummern vergeben.

In der Praxis der externen Abrechnung bedeutet dies: Die Kranken- und Pflegekassen senden den inhaltlichen Widerspruch dem Abrechnungszentrum zu. Zur Klärung des Widerspruchs leitet die Abrechnungsstelle den Widerspruch an den Pflegedienst weiter. Durch dieses Dreiecksverhältnis (Pflegedienst, Abrechnungsstelle und Kranken- oder Pflegekasse) entstehen erhebliche Verzögerungen, die sich auch auf die Zahlungen auswirken.

Selbstabrechner:innen hingegen können Rückfragen gegenüber den Kranken- und Pflegekassen direkt selbst beantworten, da sie den vollständigen Überblick über die Rechnungen behalten. Die Abrechnung kann einfach mit einer Software erstellt werden, die in der Regel auch weitere Aufgabenbereiche wie die Pflegeplanung, Dienstplan, Einsatzplan, Tourenplan und das Qualitätsmanagement abdeckt.

Der Datenaustausch wird dadurch effizienter gestaltet. Außerdem sparen Selbstabrechner:innen die Gebühren, die das Abrechnungszentrum für die Abrechnung und das Mahnwesen erheben.

Softwarelösungen für Selbstabrechner:innen bieten in der Regel folgende Dienste an:

  • Abrechnung gegenüber Kranken- und Pflegekassen nach SBG V und SGB XI
  • Verwaltung der Leistungsnachweise
  • Patienten- und Mitarbeiterverwaltung
  • Einsatz- und Dienstplanung
  • Pflegeplanung
  • Medikamentenverwaltung
  • Schnittstellen zu weiteren Diensten wie z. B. Finanzbuchhaltung

Weitere Informationen und Angebote speziell für Selbstabrechner:innen und Existenzgründer:innen in der Pflege bietet die SozialFactoring unter https://www.sozialfactoring.de/existenzgruenderinnen-ambulanter-pflegedienst/ sowie „Mein Gründerportal Pflege“. In der kostenfreien Gründercheckliste sind alle notwendigen Schritte zur Existenzgründung aufgelistet und können von den Nutzern gelesen und abgehakt werden. Darüber hinaus bietet das Portal Ansprechpartner und Anbieter für noch benötigte Dienstleistungen wie z. B. Vorfinanzierung, Abrechnungsservice oder Steuerberatung.

*Die Redaktion weist daraufhin, dass die Angaben keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben.

Autor Andreas Dehlzeit ist Sprecher der Geschäftsführung der SozialFactoring

Teil 1 der Artikelserie lesen Sie hier: Pflegedienst gründen in stürmischen Zeiten!? – Zahlen, Daten, Fakten und Voraussetzungen

Teil 2 der Artikelserie lesen Sie hier: Unternehmensgründung: Zwischen Analyse und Gesetzestexten

Teil 3 der Artikelserie lesen Sie hier: Von Zahlenkolonne zu Planungsassistent: Gut organisiert die Finanzen im Blick behalten

 

Controlling Finanzierung Kosten Kostenoptimierung Personalgewinnung Pflegedienstoptimierung Strukturanpassung Wirtschaftlichkeit