Häusliche Pflege-Blog
Vorteile von digitalen Bewerbungen und digitalem Bewerbermanagement
Weshalb Unternehmen digitale Bewerbermanagement-Systeme nutzen sollten.
Die Pflegebranche befindet sich unmittelbar in der Phase der digitalen Transformation. Abteilungsübergreifend und speziell beim Recruiting ist dies eine Anforderung an die strukturierte Herangehensweise, um Reibungsverluste von vornherein auszuschließen. Lediglich ein modularer Teil des Recruiting-Prozesses ist das programm- und datenbankgestützte Bewerbermanagement, z. B. über ein eigenes Stellenportal. Im aktuellen Kontext allerdings einer der wichtigsten schlechthin. Immerhin geht es um nichts Geringeres als die Umstellung von der analogen Sachbearbeitung auf zeitgemäße, zukunftstaugliche und wettbewerbsfähige Arbeitsabläufe.
Zeitersparnis und Effektivität durch Struktur
Die Primär-Argumente für das digitale Bewerbermanagement sind die immense Zeitersparnis und die in diesem Ausmaß bislang nicht gekannte Übersichtlichkeit und Automatisierung im Handling. Kanalisiert bedeuten bereits diese Aspekte, dass Unternehmen sich einen massiven Wettbewerbsvorteil bei der Bewerberakquise sichern, das sehen wir vor allem an unserer eigenentwickelten, niedrigschwelligen Methodik "Mit 3 Klicks zur Bewerbung". In der zunehmend an Geschwindigkeit und Reizüberflutung zunehmenden Lebens- und Arbeitsrealität spielt dieser Zeitfaktor eine bestimmende Rolle. Interessierte Bewerber erwarten von den Personalern schnelle Reaktionszeiten. Darauf gilt es die passenden Antworten zu geben.
Ein weiterer Vorzug: Die Recruitings-Tools inklusive der firmeninternen Prozesse sind vollkommen simpel auf jede Unternehmensgröße skalierbar, sogar Unternehmen mit einer geringen Anzahl an Vakanzen profitieren immens von diesen automatisierten Prozessen. Aus Software-Sicht steht nicht der projektierte Umfang im Fokus, stattdessen die Abstimmung der jeweiligen Arbeitsschritte. Faktisch bedeutet das, dass bei einer Expansion oder der Übernahme weiterer Geschäftsbereiche in der häuslichen Pflege keine neuerliche System-Umstellung vorgenommen werden muss und das Bewerbermanagement unterbrechungsfrei fortgeführt werden kann. Derartige Systeme sind zudem nach einem Onboarding kinderleicht zu bedienen.
Die Kommunikation mit potenziellen Arbeitnehmern muss vom ersten – zumeist virtuellen – Erstkontakt über die barrierefreie Online-Bewerbung sowie das etwaige Vorstellungsgespräch bis zum erfolgreichen Abschluss des Arbeitsvertrages frei von unangenehmen Warteschleifen durchgeführt werden. Tatsache ist: Reagiert ein Pflegeunternehmen nicht schnell genug, wird es ein Konkurrent tun. Zeitgleich ist es unumgänglich, dass sich sämtliche Beteiligten innerhalb der Personalabteilung auf neuestem Kenntnisstand befinden, bzw. bei Bedarf schnellstmöglichen Zugriff auf die relevanten Informationen haben.
Vom verstaubten Aktenschrank zur barrierefreien IT
Erinnern wir uns an den "klassischen Aktenschrank", werden die Vorteile der digitalen Strukturierung besonders deutlich: Eine Vergleichsliste mit sämtlichen Skills zahlreicher Bewerber gab es nicht; die aussagefähige Bewertung war ebenso mühselig wie zeitaufwendig. Im "manuellen" Ausschlussverfahren basierte die Entscheidung für die bestmöglich geeignete Person auf einer oftmals wenig faktengetriebenen Bauchentscheidung. Allein aufgrund der Menge der Bewerbungen konnten sich die verantwortlichen Personaler an viele entscheidende Details bisweilen schlichtweg nicht mehr erinnern. Möglicherweise aufgrund ihrer persönlichen Skills ideal zum Job passende Personen fielen wegen höherer Qualifikation der Mitbewerber durchs Raster und rutschten im unbeachteten Aktenstapel nach unten. Der verstaubte Aktenschrank ist glücklicherweise analoger Schnee vergangener Zeiten.
Bausteine für effiziente Ergebnisse bei gesichertem Workflow
Aufgrund der differenzierten Auswertungs- und Vergleichsfunktionen von Bewerbungsmanagement-Systemen, lässt sich auch bei einer Vielzahl von Bewerbern und Bewerberinnen der Überblick behalten. So lassen sich beispielsweise Score-Karten anlegen, die zunächst Aufschluss über die Fakten zu den jeweiligen Kandidaten mit Vorbildung als auch persönlichen Skills und persönlichen Bemerkungen des Recruiting-Teams dokumentieren. Diese wiederum können bei geringstmöglichem Aufwand mit den Werten anderer Bewerber abgeglichen werden, sodass die am besten zur ausgeschriebenen Vakanz passende Kandidat sich zwischen sämtlichen eingereichten Bewerbungen herauskristallisiert.
Die digitale Bewerbung in der Pflege entspricht dem Zeitgeist, bei den aktuellen und insbesondere bei den nachwachsenden Generationen. Die Digital-Natives haben keinerlei Interesse an umständlichen Bewerbungsverfahren und Dokumenten-Uploads. Sie wollen ebenso schnell ihr Interesse signalisieren, wie sie fundierte Informationen und vernünftige Antworten auf ihre Anliegen erwarten. Interessant und vertrauensschaffend ist beispielsweise das Instrument des "Bewerbungs-Trackings". Etwaigen Bewerbern wird dabei die Möglichkeit geschaffen, den Status ihrer Bewerbung online nach einem Login einzusehen. Automatisch entsteht dadurch ein höherer Identifikationsfaktor. Zudem werden Wartezeiten bis zu einer Entscheidung transparenter und kommunikativ stilvoll verpackt.
Durch die Digitalisierung wird Bewerbern der barrierefreie und papierlose Weg geöffnet. Nicht länger müssen Zeugnisse und Fotos umständlich ausgedruckt, nach vorgeschriebener Formatierung in Bewerbungsmappen abgeheftet und auf unkomfortablem Weg – und ohne zeitnahe Rückmeldung – postalisch verschickt werden. Das neue Procedere konzentriert sich auf das Wesentliche: den Menschen selbst. Die Fachkräfte sind im personalintensiven Bereich wie der ambulanten Pflege das wichtigste Wirtschaftsgut schlechthin. Nur folgerichtig wird der Bewerbungs- und Informationsprozess zielgruppenorientiert so simpel und einladend wie möglich gehalten.
Fazit
Öffnen Pflegeunternehmen sich für die Digitalisierung und Employer Branding, werden sie per se vermehrt in der Öffentlichkeit wahrgenommen. Die Prognose der auf lange Sicht zunehmenden Flut an Online-Kommunikation ist naheliegend. Um diese Anfragen, Online-Dokumente, Informationen und Bewerbungen zu strukturieren, muss eine entsprechende Systematik innerhalb der Firmenabläufe vorhanden sein bzw. eingeführt werden. Ohne Bewerbungsmanagement-Systeme bliebe es nicht aus, dass digitale Post von möglicherweise vielversprechenden Fachkräften in hoffnungslos überfüllten E-Mail-Postfächern versinkt. Interview-Termine würden abteilungs- und teamübergreifend möglicherweise nicht aufeinander abgestimmt. Vollkommen anders mit einem Bewerber-Management-System. Hier greift ein digitales Zahnrad sprichwörtlich in das andere. Unter dem Strich bedeutet das Arbeitsentlastung der Personaler bei deutlich gesteigerter Nachfrage seitens jobsuchender oder wechselwilliger Pflegekräfte.
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